فن گزارش نویسی
فن گزارش نویسی
فصل اول
گزارش چيست؟
روانشناسان مي‌گويند: نوشتة هر شخصي بازتاب انديشه‌ها و تمايلات دروني و بروني و پرتوي از شخصيت اوست.
اگر اهل مطالعه به ويژه اهل تحقيق و تفحص در تاريخ باشيد. به كَرّات نسبت به شخصيتهاي اساطيري كشور خود و يا ملل جهان قضاوت كرده‌ايد، اين قضاوتها چيزي نيست جز دركي كه از لابه‌لاي نوشته‌ها و گزارش‌هايي كه محققين و تاريخ‌نويسان براي ما تهيه كرده و به امانت باقي گذاشته‌اند.
قدمت گزارش دادن شايد به تشكيل اولين هسته‌هاي اجتماعي (خانواده) برگردد، چون انسانهاي اوليه براي انجام امور روزمرة خود مجبور بودند به صورت شفاهي نيازها و امكانات خود را به گوش ديگران برسانند.(امروزه به آن گزارش شفاهي گفته مي‌شود).
از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگي اجتماعي شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فرهنگي احتياج به تحقيق و بررسي پيدا كرد، لزوم تداوم و پيگيري مسائلي از اين دست، اهميّت گزارش‌نويسي را مشخص‌تر كرد و ارتباط كتبي را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده باخبر باشند و هم مبنايي باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند.
لغت گزارش به چه معني است؟
گزارش به معني به جاي آوردن، انجام دادن، اظهارنظر كردن، در ميان نهادن و شرح و تفسير كردن است.
گزارش اسم مصدر است و از اضافه كردن پسوند اسم مصدر سازِ «ش» به بن مضارع «گزار» (از مصدر گزاردن) ساخته شده است.
معني اصطلاحي واژه گزارش:
گزارش در اصطلاح به مطلبي گفته مي‌شود كه از شرح، تفسير، بيان، تحليل مطالب و نيز علل مسائلي خاص گفتگو كند.
در زبان انگليسي”TO REPORT“درمعني‌گزارش دادن استفاده مي‌شود كه ريشه لاتين دارد،و از”REPORTARE“ به معني «باز پس آوردن» يا «بازگشت اطلاعات» گرفته شده است.
تعريف گزارش‌نويسي:
گزارش‌نويسي عبارت است از در به تحرير در آوردن اخبار، اطلاعات، حقايق، علل مسائل و رويدادها، و تجزيه و تحليل منطقي و متوالي آنها، براي رسيدن به راه‌حل‌هاي صحيح، كه همراه با اختصار و روشني تدوين شده و بر دو اصل «ساده نويسي» و «سالم نويسي» استوار باشد.
در واقع گزارش‌نويسي، فني است كه با آگاهي از آن فن، مطالب هر موضوعي را مي‌توان، طوري طبقه‌بندي كرد و نظم بخشيد كه هدف مورد نظر را در كوتاه‌ترين زمان و با ساده‌ترين كلام به دست آورد.
فايدة گزارش‌نويسي:
فايده و هدف از نوشتنِ گزارش، رساندن پيام به خواننده با سرعت و صحت و روشني است. و مهم اين است كه نويسندة گزارش، قادر باشد تصويري روشن از فكر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسيم نمايد.
خوانندة گزارش كيست؟
قبل از اينكه تصميم به تدوين گزارش بگيريد بايد بدانيد كه گزارش را براي چه شخصي يا اشخاصي تهيه مي‌كنيد. در واقع چه كسي يا كساني، بر اساس گزارش شما تصميم گرفته و اقدام خواهند كرد.
دانستن افكار، تمايلات، خلق و خوي، تحصيلات و تجربيات و نحوة تصميم‌گيري خوانندة گزارش و اين كه آيا او خود تصميم مي‌گيرد يا آن كه گزارش را براي اظهارنظر به نزد ديگران ارسال مي‌دارد، براي تهيه‌كنندة گزارش بسيار مهمّ است. زيرا با آگاهي از مسائل فوق مي‌توانيد گزارش خود را به شكلي تهيه كنيد كه رسيدن به هدف را سريعتر و مطمئن‌تر كند.
فصل دوم
مراحل چهارگانة گزارش‌نويسي
به منظور اجتناب از نارسايي گزارش، و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده، در تهيه و تدوين هر گونه گزارشي بايد چهار مرحله زير را رعايت كرد:
1- مرحلة تهيه و تدارك
2- مرحلة طرح ربط منطقي مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجديدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهيه و تدارك:
قبل از آن كه نوشتن را آغاز كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در انديشه خود سازمان دهيم، هدف را بيابيم و بدانيم كه خوانندة گزارش ما كيست و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود، او را ياري مي‌كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه‌گيري نهايي سودمند باشد.
چون در اين بخش به انديشه يا فكر كردن، بسيار اشاره كرده‌ايم، شايد بي‌ربط نباشد كه تعريفي از فكر و علل چهارگانه آن ارائه بنماييم.
تعريف فكر:
شايد در هر شبانه‌روز چندين بار واژة فكر را تكرار كنيد، بي‌آنكه بدانيد فكر چيست و چه نقشي در زندگي و كار اداري ما دارد.
دانشمندان منطق، فكر را چنين تعريف كرده‌اند:
«فكر همان ترتيب دادن امور معلوم است براي رسيدن به مجهول و به عبارت ديگر ترتيب دادن مقدمات است براي رسيدن به نتيجه»
بديهي است اگر يكي از مقدمات يا اجزاي فكر ناقص باشد، نتيجه مطلوب حاصل نخواهد شد.
علل چهارگانه فكر:
همان گونه كه براي ساختن هر چيز مادي چهار علت وجود دارد، براي فكر نيز چهار علّت برشمرده‌اند:
1- علت مادي فكر؛ و آن ترتيب امور معلوم است؛ مانند، چوب براي ميز.
2- علت صوري فكر؛ و آن سازمان دادن و تنظيم امور معلوم و سپس صورتگري آنهاست كه بر علت صوري فكر دلالت دارد؛ مانند، شكل و صورت ميز.
3- علت فاعلي فكر؛ چون هر كاري از فاعلي سر مي‌زند و هر ترتيبي دلالت بر ترتيب‌دهنده دارد، پس نيروي فكر كه در موارد معلوم تصرف كرده، به آنها شكل و صورت محسوس مي‌بخشد، علت فاعلي فكر است؛ مانند، نجار براي تهيه ميز.
4- علت غايي فكر؛ رسيدن به مجهول است و گرفتن نتيجه؛ مانند، استفاده از ميز (كه مقصود سفارش‌دهنده است).
2- مرحله طرح ربط منطقي مطالب (ترتيب)
اغلب اتفاق مي‌افتد، كه گزارش بسيار ساده است و احتياج به تهيه افكار و طرح ربط منطقي ندارد، ولي بايد دانست كه بيشتر گزارش‌هاي اداري، فني، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارد.
البته پس از آشنايي كامل با فن گزارش‌نويسي و آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزارشها، اين كار به صورت عادت در خواهد آمد، بدين معني كه نويسندگان گزارشها، آنچنان نظم فكري پيدا مي‌كنند كه توالي منطقي مطالب را به صورت ذهني رعايت مي‌نمايند.
نكتة مهم:
مرحله اول گزارش‌نويسي (تهيه و تدارك) و مرحله دوم (ربط منطقي مطالب) پيوند ناگسستني با هم دارند. يعني مرحله اوّل، مرحلة جمع‌آوري و مرحلة دوم، مرحلة ترتيب و توالي منطقي است. و اين دو مرحله كه مراحل دقت و تمركز فكر است، روي هم موجب تكوين گزارش مي‌شود. به عبارت ديگر پايه و اساس گزارش را تشكيل مي‌دهد و با تحقق اين مرحله آماده خواهيد شد كه گزارش خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بياوريد.
موفقيت هر گزارشي بستگي به نحوة طرح‌ريزي آن دارد، بنابراين طرحِ هر گزارش، بايد پاسخگوي نيازهاي زير باشد.
1- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد
2- نظم منطقي مطالب را بر اساس رعايت تقدم و تأخر و طبقه‌بندي صحيح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني دريابد.
4- براي هر كسي – حتي اگر با جزئيات فني و علمي آن آشنايي كامل نداشته باشد – در مراجعات بعدي قابل قبول بوده، دچار سوء تعبير نشود. .
3- مرحله نگارش
خوب انديشيدن و تمركز داشتن، ماية نگارش؛ و نگارش خوب به سرمايه‌هاي علمي، مطالعه، آگاهي، احاطه به موضوع، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنكه علاوه بر شيوايي سخن، به نكات اساسي برشمرده زير توجه نمايد:
· 1- فكر كردن قبل از نوشتن.
· 2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي.
· 3- در نظر گرفتن خواننده.
· 4- آگاهي به نكات دستوري و جمله‌بندي در حد لزوم.
· 5- ترجيح ساده‌نويسي به پيچيده‌نويسي.
· 6- پرهيز از به كار بردن لغات و تركيبات دور از ذهن.
· 7- به كار بردن لغات، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخص دارند.
· 8- بيان حقايق، بي آن كه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم.
· 9- دانستن فن گزارش‌نويسي.
فكر نويسنده (گزارشگر) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه دربارة آن بايد گزارش تهيه كند، چه؛ هدف، هم آغاز حركت است و هم پايان آن، و اگر موضوع را فراموش كند، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهد بود.
نبايد فراموش كرد كه هر جمله گزارش بايد حامل پيام باشد، و زماني اين مقصود حاصل مي‌شود كه روحِ هدف و موضوع در كالبد جمله‌ها و بندها نفوذ كرده باشد.
نوشتة شما؛ چه يك گزارش ساده باشد چه گزارش پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشيد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشتة شما براي رساندن كداميك از هدفهاي زير است:
- برانگيختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روي حالاتِ روحي او.
- دادن پاره‌اي اطلاعات.
- حلّ و فصل يك مسألة پيچيده و يا ساده.
- اعلام نتيجة يك مأموريت فردي يا گروهي.
- اعلام نتيجة يك تحقيق علمي، اقتصادي، اجتماعي و ...
- ارزيابي به وسيلة خواننده، صدور حكم نهايي توسط او.
نويسنده نبايد اجازه دهد كه خواننده، در طول گزارش؛ يعني مقدمه؛ متن و نتيجه يا پيشنهاد دچار سردرگمي و آشفتگي گردد، و از همان آغاز بايد به وي دربارة گزارش، يك نظر كلي داده شود و معمولاً نويسنده، اين وظيفه را در مقدمة گزارش انجام مي‌دهد.
وظيفة مقدمه آن است كه خواننده را – بدون آنكه دچار سردرگمي شود – در جريان فكر و هدف نويسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پيام نويسنده را به روشني دريافت كند.
هر مقدمه داراي سه وظيفة اصلي است:
1- روشن ساختن موضوع گزارش براي خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نويسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشة ارائة مطلب.
4- مرحلة تجديدنظر و اصلاح گزارش
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجديد نظر شود و با مرور دقيق نوشته، آنچه به ذهن نيامده يا هنگام نوشتن فراموش شده، يادداشت و در جاي خود درج گردد و يا آنچه زايد بر اصل است، حذف شود.
اگر تجديد نظر با دقّت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقايص برطرف خواهد شد.
علماي فن، انجام دادنِ سه كار را در مرحلة تجديد نظر توصيه مي‌كنند:
1- گزارش را به يكي از همكاران بدهيم تا او بخواند و از زاوية ديد خود مفهوم آن را بازگو كند و چنانچه در انتقال فكر، مانعي يا نقصي مشاهده شد، بتوانيم آن را جبران كنيم.
تجديد نظرِ نوشته، قدم بزرگي در راه روشن نويسي محسوب مي‌شود. در اين مرحله است كه شخص آنچه را كه مي‌خواسته بگويد، مي‌بيند؛ نه آنچه را كه نوشته است.
كافي است در تجديد نظر، خود را به جاي خواننده قرار دهيم و از دريچة چشم او به موضوع بنگريم.
براي اطمينان بيشتر بهتر است كه نوشته خود را به ديگري بدهيم، او بخواند، سپس سؤالات زير را با توجه به ادراكي كه از نوشته نموده، پاسخ گويد:
- آيا مفهوم نوشته روشن است؟
- آيا نظم و ترتيب كلي نوشته درست است؟
- آيا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
- آيا كلمات خوب انتخاب شده؟
- آيا نكات مهم مورد تأكيد قرار گرفته است؟
- آيا جمله‌بندي صحيح است؟
- آيا فكر به آساني از يك مطلب به مطلب ديگر منتقل شده است؟
- آيا اجزاي اصلي و فرعي، درست و منطقي انتخاب شده است؟
- آيا مثالها و نمونه‌ها كافي است؟
- آيا پاراگرافها با هم همبستگي لازم را دارند؟
- اگر به زيرنويس يا ضمائم گزارش اشاره شده، آيا زيرنويس يا ضمائم روشن، گويا و قابل فهم است؟
- آيا هدفِ گزارش به خوبي درك مي‌شود؟
2- گزارش را بلند بخوانيم، تا از راه گوش و چشم، معايب و كمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
3- گزارش را پس از يك استراحت كامل از نو بخوانيم تا كاستي‌ها و مطالب اضافي، بيشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانيم گزارش خود را اصلاح كنيم.
فصل سوم
آراستن گزارش
آراستن يك گزارش براي تأكيد بيشتر روي نكات مورد نظر و بنا كردن امكانات بصري كه بحث شما را پشتيباني كند از تكنيك‌هاي مهم گزارش‌نويسي است.
طراحي مناسب براي گزارش از طريق استفاده به جا از موارد زير فراهم مي‌آيد:
- استفاده از دايره‌ها يا مربع‌هاي توپُرِ كوچك
- خط كشيدن زير نوشته‌ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوان‌بندي
- امكانات بصري مؤثر
- تأكيد بر بعضي نتيجه‌گيري‌ها از مطالب
- نمايش و سازماندهي پايه‌هاي پيچيده
ابزار نگارش مثل دايره‌ها يا مربع‌هاي توپر، خط كشيدن زير نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان‌بندي مي‌تواند به تمركز و توجه خواننده كمك كند. زيرا:
· نكات اصلي را تقويت مي‌كنند.
· بر شكل‌گيري منطقي بحث تأكيد مي‌نمايد.
· بخشهاي طولاني را تفكيك مي‌كنند و نمايش يك صفحه را بهبود مي‌بخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان يك ابزار بصريِ نگارش، مي‌تواند به طور مؤثر در يك سري و مجموعه‌اي از عوامل استفاده شود.
كمك به خواننده براي دنبال كردن بحث:
عنوان‌بندي معقول و مناسب نوشته‌ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان مي‌دهد.
چون اغلب مديران فقط عناوين را مي‌خوانند، يك نويسنده خردمند از آنها براي ساخت نكات اصلي گزارش خود استفاده مي‌كند.
اگر سازمان شما روشي خاص براي عنوان‌بندي مشخص نمي‌كند، مي‌توانيد روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذيل شكل دهيد:
· هر عنوان يا زيرعنوان بايد به طور معني‌داري مطالبي را كه دنبال مي‌كند، توضيح دهد.
· هر عنوان بايد به تنهايي و به خودي خود قابل درك باشد.
· در داخل هر بخش، عناويني كه داراي يك سطح از كليّت است، بايد ساختار همسنگ داشته باشد.
· عناوين بايد قالب سازگار را دنبال كنند.
ساختن نكات بصري – جدول‌ها و نمودارها
نكات بصري – كه در گزارش‌هاي مربوط به مديريت عموماً نمودار ناميده مي‌شود – بخشي ضروري در هر گزارش بلند و بسياري از گزارش‌هاي كوتاه است. طراحي اين نكات بخشي از وظيفه شما به عنوان يك گزارش‌نويس است.
خيلي از نويسندگان در زمينه مسائل مديريت، جدول‌ها يا نمودارها را – كه شامل دياگرامها است – به عنوان بخشي از فرآيند حل مسأله مطرح مي‌سازند. نويسندگان دريافته‌آند كه اين جدول‌ها و نمودارها در كشف روابط مهم و يا معني‌دار بودن روندهايي كه در غير اين صورت ناديده گرفته مي‌شدند، به آنها كمك زيادي مي‌كند.
گزارش‌نويسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اوليه، نمودارهايي پيش‌نويس مي‌كنند، حتي اگر از آنها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نكنند.
ساختن نمودارها و جدول‌ها در اين مرحله به شما اجازه مي‌دهد كه نتيجه‌گيري را كنترل كنيد. وقتي كه با نمودار كار مي‌كنيد ممكن است ارتباطي كه قسمتي از بحث خود را روي آن بنا كرده‌ايد، كم رنگ شده، يا حتي غيرمعقول به نظر آيد. براي مؤثرترين استفاده از نمودارها بايد:
- آنها را با زيركي و هوشياري به كار بگيريد.
- فرم و شكل مناسب را انتخاب كنيد.
- به خواننده بگوييد كه چرا نمودار مهمّ است.
- سادگي آن را حفظ نماييد.
- اطمينان حاصل كنيد كه نمودار به تنهايي گوياست ولي آن را به متن پيوند بزنيد.
- كنترل كنيد كه نمودار، اشتباه راهنمايي نكند.
- محصول تكميل شده را ارزيابي كنيد.
فصل چهارم
تعريف بند يا پاراگراف و نحوة استفاده از آن
تعريف:
بند يا پاراگراف عبارت است از جمله يا مجموعة جمله‌هايي كه فكر واحدي را بيان كند.
هر نوشته به بند يا بندهايي (بخش‌هايي) تقسيم مي‌شود. هر يك از اين بندها (بخشها) جمله يا مجموعة جمله‌هايي است كه بين آنها ارتباط و همبستگي لفظي و معنايي بيشتري وجود دارد و روي هم مطلب يا مفهوم كامل و مستقلي را مي‌سازد. به هر يك از آن بخشها در يك گفتار، بند يا پاراگراف گويند.
در هر بند تنها مي‌توان يك «ايده» را گنجانيد.
تمام بندهاي يك نوشته كامل زير عنوان اصلي آن كه در وسط صفحه و معمولاً در بالاي آن با خطي درشت‌تر از متن نوشته شده است، قرار مي‌گيرد. گاهي نوشته، عنوانهاي فرعي نيز دارد كه در كنار يا وسط صفحه مي‌آيد.
اهميّت پاراگراف
گاهي پاراگرافي در بيست سطر يا بيشتر نوشته مي‌شود و ناگزيريم همه را به ذهن بسپاريم در اين صورت غالباً برخي از اجزاي مهمّ را فراموش مي‌كنيم و نتيجه آنكه در فهم مقصود دچار اشتباه مي‌شويم. از اين رو لازم است هر يك از اجزاي مهمّ پاراگراف را در سطرهاي زير هم آورده، با شماره يا تيره (-) مشخص سازيم.
بديهي است همانطور كه افكار يا محتواي بندهاي هر نوشته – ضمن تمايز از يكديگر – بايد با هم پيوند نزديك داشته باشند، اجزاي اصلي هر پاراگراف نيز چنين است.
هر چه بندهاي يك نوشته زيادتر باشند، تنوع بيشتر؛ خستگي كمتر؛ و بهره‌گيري زيادتر مي‌شود.
اگر اجزاي فرعي هر پاراگراف زير هم قرار گيرد خواننده، بهتر مي‌تواند مسير فكر نويسنده را دنبال كند و پيام او را، روشنتر و سريعتر دريافت كند.
بند، بهترين و طبيعي‌ترين وسيله براي نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فكرهاي زايد و اضافي گزارش‌دهنده، در نظام پاراگرافها انعكاس مي‌يابد.
آغاز هر بند به نسبت ساير سطرها بايد يك سانت تو رفتگي داشته باشد و اين خود موجب برجسته شدن هر بند و پيدا كردن شروع نوشته هر پاراگراف مي‌شود.
ارزش هر نوشته در اين است كه با يك نگاه بتوان عنوانهاي اصلي و فرعي آن را بازشناخت و فكر نويسنده را بدون هيچ ابهامي تا پايان دنبال كرد.
هر پاراگراف سه وظيفه اصلي به عهده دارد:
الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فكر اصلي نوشته.
ب- پرورش فكر اصلي نوشته به كمك بندها براي جلوگيري از انحراف فكر خواننده و قطع علاقة او.
ج- اعلام نتيجه.
براي اينكه اين سه نكته خوب انجام شود، بايد ابتدا موضوع را به اجزاي فرعي تقسيم كرد، ممكن است هر جزء، چند پاراگراف داشته باشد. معمولاً در گزارش‌هاي توضيحي يا نوشته‌هاي تحليلي و پژوهشي، مقدمه و احياناً خلاصه نيز مي‌آيد.
فرعي را به ترتيب زير هم نوشته، به خواننده امكان دهد تا پيام و فكر اصلي گزارش را كه در موضوع و جمله‌هاي اولية مقدمه يا متن آمده است، به سرعت دريابد.
دوباره تأكيد مي‌كنيم كه تقسيم‌بندي مطالب گزارش از اهميّت ويژه‌اي برخوردار است و فشار رواني را بر خواننده تعديل خواهد كرد.
پاراگرافها از نظر نوع ارتباط داراي حالات زير هستند:
الف) ممكن است پاراگرافها از نظر نوع پيوندي كه با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند و به عبارت ديگر رابطه علت و معلولي با هم داشته باشند، به اين معني كه پاراگراف اوّل، موضوع يا علت پاراگراف دوم، و پاراگراف دوم؛ موضوع يا علت پاراگراف سوم، و همين روش تا پايان گزارش ادامه يافته باشد. چنين نوشته يا گزارشي كه بر اساس روابط علت و معلولي (ربط منطقي) تنظيم شده باشد، فكر خواننده را بدون هيچ زحمتي از مقدمه به نتيجه هدايت مي‌كند و هيچ درنگي صورت نمي‌گيرد، درست چون مسافري كه ناگزير است راه تهران، سمنان، دامغان، شاهرود، سبزوار و نيشابور را پشت سر بگذارد و به مقصد مشهد برسد. حال اگر اين مسافر مسيرهاي ديگري را برگزيند – در صورتي كه مي‌داند راه ميان‌بري هم وجود ندارد – بديهي است به دردسر خواهد افتاد.
ب) ممكن است پاراگرافها به صورت افكاري كه با يكديگر مغايرت دارند ارائه شوند و طبيعت گزارش چنين مغايرتي را ايجاب كند.
فوايد استفاده از بند يا پاراگراف
1- شكستن يكنواختي.
2- كمك به درك تقسيم‌بندي موضوع.
4- گذاشتن فاصله سفيد براي بهتر ديدن.
5- جلب توجه خواننده به تغيير موضوع يا موضوعات فرعي.
6- آساني مراجعه به هر مطلب.
فصل پنجم
استفاده از عناوين در گزارشها
روش ديگري كه امروز معمول و مراجعه به قسمتهاي مختلف گزارش را براي خواننده بسيار آسان ساخته است، استفاده از عناويني است كه بخشهاي مختلف گزارش را از يكديگر متمايز مي‌سازد.
اين عناوين براي خواننده در حكم نقشة راه محسوب مي‌شود و طبعاً زماني سودمند تواند بود كه نويسنده همة راهنمايي‌هاي مربوط به گزارش را رعايت كرده باشد. در آن صورت است كه استفاده از عناوين، راهگشاي خواننده براي دريافت سريعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پيغام خواهد بود.
هنوز بهترين راه براي استفاده از عناوين، معرفي نشده، و هر نويسنده‌اي بر اساس تجربه و نوع نوشتة خويش و شناختي كه از خواننده دارد، از عنوان خاصي استفاده مي‌كند و گاهي در يك نوشته ممكن است از چند نوع عنوان استفاده كرد.
انعطاف‌پذيري و تصرّف در نحوه انتخاب عنوان، بستگي به مهارت نويسنده و ذوق او در نوشتن مقالات يا تنظيم گزارشها دارد.
معمولاً مطالب اصلي هر نوشته، زير يك عنوان اصلي قرار مي‌گيرد و ساير مطالب را بر حسب اهميّت و ربط منطقي مي‌توان در زير عنوانهاي فرعي آورد.
ترجيح داشتن ساده‌نويسي بر پيچيده‌نويسي
باسوادترين خواننده نيز در برابر يك رشته كلمات طولاني و پيچيده در مي‌ماند و يا در فهم مطلب دچار ترديد مي‌شود. هر عقل سليمي ساده‌نويسي را مي‌پسندد و پيچيده‌نويسي را ناپسند مي‌داند.
گاهي مناسب‌ترين كلمه يا عبارت، مشكل‌ترين و پيچيده‌ترين كلمه ياعبارت است، در آن صورت ناگزير بايد آن را به كار برد، ولي بايد كوشيد معادلي ساده براي آن برگزيد.
چنانچه گفتيم گاهي در نوشتن، ثانيه‌ها اهميّت پيدا مي‌كند، در اين صورت نوشته هر چه كوتاهتر باشد – چنانچه رسا باشد – بهتر است.
روزگاري نه چندان دور، ساده‌نويسي را نشانة «سَبُكي» و پيچيده‌نويسي را «وقار و متانت» مي‌دانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم بايد طوري بنويسد كه همه كسي نفهمد و بكوشد الفاظ غيرمصطلح و دور از فهم عمومي بكار برد، وگرنه از عوام شناخته نمي‌شود (؟).
زبان آن ملتي رسا و بزرگ است كه داراي افكار خوب و بزرگ باشد. اين سخن درستي است كه گفته‌اند، «مردان بزرگ واژه‌هاي كوچك بكار مي‌گيرند و مردان كوچك واژه‌هاي بزرگ و سنگين».
هر كلمه‌اي – مانند انسان و تمدنهاي بشري – مراحل سه گانة «زادن»، «رشد» و «مرگ» را مي‌گذراند و به عبارت بهتر زبان هم مثل لباس، خوي و طرز فكر انسان پيوسته در تحوّل و انتقال است. هر كلمه‌اي وقتي درست است كه بيشتر افراد به ويژه اهل لغت و ادب آن را درست بدانند و به كار برند.
بعضي از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها
ناآشنا آشنا
الحاق پيوستن
الحاقيه ضميمه
بالعيان آشكارا
اسقاط افتادگي
محرران نويسندگان
مصاف جنگ
اضطرار پريشاني (پريشان حالي)
سحاب ابر
مساعي كوشش‌ها
حشمت بزرگي
آوردن حقايق، بي‌آنكه مبالغه شود
منظور از تنظيم هر نوع گزارش، رساندن پيام و بيان كردن حقايق و واقعيات است. در اين رهگذر هر نوع مبالغه يا بيش و كم، خواننده را از هدف نويسنده دور مي‌كند و پايه‌هاي اعتماد ميان نويسنده و خواننده را سست مي‌سازد.
اگر در طبيعت گزارش، مطالبي است كه خود اين مطالب را برانگيزاننده احساسات خواننده است و مبالغه‌اي در آن صورت نگرفته است، چنين گزارشي منطقي و اطمينان‌بخش است، ولي اگر طبيعت گزارش، برانگيزانندة احساسات نيست ولي با تلاش دروغين نويسنده اين تحريف و كژي صورت گرفته و خواننده را تحت تأثير قرار داده است، چنين گزارشي، اساساً گزارش نيست، چه در گزارش سخن از مسؤوليت است.
گزارشي كه از آغاز تا پايان به روشني و سادگي تنظيم شده باشد، عملاً بهترين تأثير را در خواننده مي‌گذارد.
بديهي است تلاش نويسندة گزارش در نحوة تركيب كلمات، انتخاب واژه‌ها، رعايت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانه‌گذاري و ساير راهنماهاي نگارش، وظيفه‌اي اجتناب‌ناپذير است، ولي برانگيختن احساسات – اگر مغاير با واقعيت باشد – تمام تلاش نويسنده را خنثي و اجرش را ضايع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را – كه در نتيجة گذشت زمان حاصل آمده است – از ميان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت كردن نيمه رسمي
در نگارش بايد كوشيد همانگونه كه در يك جلسه نيمه رسمي سخن مي‌گوييم، بنويسيم، منظور از اين راهنمايي آن است كه افكار خود را با دقت و صراحت و در نهايت روشني و كوتاهي (بدون تكلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پيچيده و عبارات چند پهلو) بنگاريم. تنها كافي است هر يك از اركان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جاي خود بنشانيم.
در بعضي از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقي ندارد. مردم همانگونه مي‌نويسند كه سخن مي‌گويند. اما در برخي از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق مي‌كند. هر چه زبان ادبيات ملتي پربارتر و قديم‌تر باشد، فرق ميان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بيشتر است.
زبان فارسي از جمله زبانهايي است كه شكل گفتاري آن با شكل نوشتاريش تفاوت دارد. زبان گفتاري در هر شهر، بلكه در هر روستا فرق مي‌كند، حال آنكه زبان نوشتاري در همه جا يكسان است. اگر در نگارش روي زبان گفتاري نيمه رسمي تكيه مي‌شود. مقصود آوردن زبان گفتاري نيست، بلكه هدف رعايت سادگي زبان گفتاري در زبان نوشتاري است.
بديهي است هرگز در نوشتة خود نمي‌آوريم: «نظرم اينه» بلكه مي‌نويسيم: «نظرم اين است.»
در زير نمونه‌هايي از جملات خيلي رسمي به نيمه رسمي تبديل شده، به طوري كه به شيوايي زبان هم لطمه‌اي وارد نشده است.
مثال:
جملات خيلي رسمي
جملات نيمه رسمي
1- اين اداره خواهد كوشيد.
1- اين اداره اهتمام خواهد نمود.
2- محترماً نظر عالي را به اين نكته معطوف مي‌دارم.
2- محترماً نظر شما را به اين نكته جلب مي‌كنم.
فصل ششم
نشانه‌گذاري و اهميّت آن در نگارش
انسان از نيروي عاطفه خود براي بيان مقصود استفاده مي‌كند، و زبان، ابزار اداري آن مقصود مي‌باشد.
ما به وسيلة زبان و نوشتن، هدفها و مفهومهاي ذهني خود را به ديگران مي‌فهمانيم و پيغامهاي خود را با كلماتي كه در گنجينة زبان ملي خود داريم، به آنها منتقل مي‌سازيم، ولي اين الفاظ و كلمات، با همه وسعت تركيبي خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، براي بعضي از حالات دروني و مفاهيم ذهني، ناتوان و نارسا هستند و براي جبران اين نارسايي و ناتواني ناگزيريم در مرحلة تلفظ از كشش آهنگ، لحن گفتار، طنين صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پيشاني خود استفاده كنيم. و در مرحله نگارش نشانه‌ها و اشارات قراردادي جهاني و بين‌المللي را جايگزين نارسايي و ناتواني الفاظ و كلمات سازيم و به كمك آنها حالات دروني و مفاهيم ذهني و نكاتي را كه به صورت نوشته و كلمات نمي‌توان ادا كرد، به خواننده برسانيم.
بنابراين نوشتن كه عبارتست از «نمايش دادن كلام بوسيله حروف و تركيبات گوناگون آن» با استفاده از نشانه‌هاي نگارش، روح و رواني خاص پيدا مي‌كند.
بعضي از نشانه‌ها كه كاربرد بيشتري در گزارش‌نويسي دارد به شرح زير است:
نقطه (.)
نقطه، نشانه‌ي قطع رشتة صوت و ختم كلام است، و توقّف كامل را مي‌رساند و پايان يك جمله را اعلام مي‌دارد؛ مثل، «استاد روز گذشته به دانشگاه آمد».
نقطه بعد از حروفي كه نشانه اختصاري نامهاست نيز بكار مي‌رود، مثل آي.بي.ام.
نشانه فاصله يا ويرگول (،) يا سركج:
در طول رشته كلام هر جا كه معني مطالب، مكث و درنگ كوتاهي را اقتضاء كند ويرگول مي‌گذاريم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زياد، براي اين مورد انتخاب مي‌شد.
نقطه با ويرگول يا سركج با نقطه (؛)
اين علامت، نشانه درنگي بلندتر از ويرگول و كوتاهتر از نقطه است و معمولاً در موقعي كه جمله تمام شده ولي مطلب ادامه دارد استفاده مي‌شود.
مثال: «عبيد زاكاني دانشمند وارسته‌اي بود؛ ولي چون روح حاكم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخي و مزاح مي‌گفت.»
دو نقطه بياني (:)
دو نقطه نشانة شرح است، و هنگام توضيح بيشتر مطالب بكار مي‌رود. دو نقطه نشانه مكثي بلندتر از نقطه مي‌باشد.
مثال: ساعات حركت هواپيماي جمهوري اسلامي از تهران به مشهد: تمام ايام هفته؛ ساعت 30/18
سه نقطه يا نشانة تعليق (...)
سه نقطه به هنگام حذف يك كلمه استفاده مي‌شود.
مثال: فقر فرهنگي در اجتماع موجب بروز فساد و ... مي‌شود.
چند نقطه (.....)
چند نقطه نشانه حذف يك يا چند جمله مي‌باشد.
مثال:
اي خواجه اگر همي بهشتت هوس است
خيرات بكن اگر ترا دسترس است
خيرات چو كرده‌اي برو ايمن باش
در خانه ..... بس است
تيرة بلند (-)
تيره بلند نشانه تفكيك است براي قطع مطلب و قيد جمله معترضه.
مانند: كوهستان – مناظر زيباي آن – كه با شكوه و دل‌انگيز است – مرا از درد اعصاب آسوده كرد.
خط كشيده (ـــــ)
خط كشيده براي برجسته نمودن يا مشخص كردن قسمتي از نوشته اعم از دست نوشته يا ماشيني بكار برده مي‌شود، و براي اهميت بخشيدن به آن مقدار از نوشته استفاده مي‌گردد.
دو كمان يا گريزنما ()
اين علامت براي توضيح اضافي يا ذكر جمله‌اي كه از بحث خارج است و نيز براي جدا كردن بعضي از كلمات يا جملات بكار مي‌رود.
مانند: علم منطق انسان را به درست فكر كردن وا مي‌دارد. اغلب دانشمندان منطقي فكر مي‌كنند و منطقي صحبت مي‌كنند (متاسفانه همكار من به هيچ وجه از منطق اطلاعي ندارد) كه اين خود نشانة شخصيت و كمال آنها است.
گيومه / نشانة نقل قول « »
همانطور كه از اسمش پيداست نشانة نقل قول است و در آغاز و پايان سخني كه مستقيماً از شخص يا منبعي نقل مي‌شود، قرار مي‌گيرد مانند: حضرت امام جواد(ع) مي‌فرمايند: «بهترين مردم كسي است كه از وجودش نفعي به بندگان خدا برسد.»
يك ستاره (*)
يك ستاره براي جلب توجه و نظر مطالعه‌كننده به ذيل صفحه است، نشانه‌ي توجه به پاورقي هنگامي به كار برده مي‌شود كه بيان مطلبي از سياق و روال نوشته خارج است، و يا نويسنده نمي‌تواند آن را در داخل نوشته بگنجاند، از طرفي موضوع مورد نظر را نمي‌تواند رها كند و يا ناگفته بگذارد. در اين گونه موارد با درج يك ستاره در پهلوي جمله يا كلمه توجه خواننده را به حاشيه‌ي ذيل صفحه جلب مي‌كند. به اين ترتيب كه در ذيل صفحه، بعد از علامت ستاره توضيح لازم ارائه مي‌شود.
دو ستاره (**)
به منظور احتراز از تكرار مطلبي كه قبلاً در كتاب يا نوشته درج گرديده است، نويسنده از نشانه دو ستاره كه موازي هم قرار داده استفاده مي‌كند. بدين ترتيب كه با قيد اين نشانه، به خواننده توجه مي‌دهد كه مطلب مورد نظر قبلاً در صفحات پيشين درج شده كه به آن مراجعه كند.
سه ستاره (***)
از اين علامت به منظور نشان دادن تغيير روال نوشته و يا تغيير كلي سياق سخن استفاده مي‌شود. نحوة عمل بدين ترتيب است كه جمله را پايان داده و با 3 سطر فاصله، نوشته بعدي را آغاز مي‌كند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ايجاد شده قرار مي‌دهد.
فصل هفتم
اقسام گزارش
به طور كلي گزارشها از نظر ارائه به دو نوع متفاوت تقسيم مي‌شود.
الف- گزارش كتبي
چنانچه ارائه اطلاعات، بررسيها و پژوهشها به صورت كتبي باشد، آن را گزارش كتبي مي‌نامند.
ب- گزارش شفاهي
هر گاه اطلاعات، بررسيها و پژوهشها به صورت سخنراني و مشاوره (بحث و گفتگو) ارائه شود، آن را گزارش شفاهي گويند. گاهي فوريت مطالب و عدم نياز به نگهداري آن در پرونده جهت مراجعه‌هاي بعدي، ايجاب مي‌كند كه گزارشها به صورت شفاهي عنوان شود.
مزايا و مشكلات گزارش‌هاي كتبي و شفاهي
هر يك از اين دو نوع گزارش داراي مزايا و مشكلاتي است كه آگاهي از جزئيات اين مزايا و مشكلات، فرد را قادر خواهد ساخت كه با توجه به ساير جوانب، به روشني تصميم بگيرد و يكي از اين دو نوع گزارش را براي انجام مقاصد و تحقق اهداف خويش برگزيند.
در سازمانهاي اداري غالباً ديده شده كه كاركنان، گزارش‌هاي خود را شفاهاً به سرپرستان مستقيم خود ارائه مي‌دهند و حتي در مواردي كه گزارش‌هاي كتبي نيز به وسيلة آنها تهيه و ارائه گرديده است، در عين حال همان گزارشها را از نو به صورت شفاهي بيان مي‌كنند.
بديهي است هر گاه فاصله ميان كاركنان و رؤساي آنها زياد نباشد و گزارشها نيز از مرز كارهاي عادي و روزمره نگذرد، مي‌توان در مواردي آنها را شفاهاً ارائه كرد، ولي غالباً گزارش‌هاي اداري به صورت كتبي تنظيم و ارائه مي‌گردد.
مزاياي گزارش‌هاي شفاهي
- كم و زياد كردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرايطي زمان و مكان و نوع شنوندگان.
- امكان طرح فوري گزارش و بيان آن، از نظر صرفه‌جويي در وقت.
- امكان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشكلات موجود.
- استفاده از وسايل سمعي و بصري از قبيل: فيلم، اسلايد، تابلوايزل (تابلو با چهارپايه، نحوي كه متحرك باشد)، اُوِرْهِد يا اوپك و غيره.
- آگاهي فوري گزارشگر از نتايج گزارش خود در بسياري از موارد.
- مقرون به صرفه بودن آن در اكثر اوقات.
- تأثيري كه مي‌تواند از راه بكار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پيشاني، حالات روحي، زير و بم ساختن آهنگ كلمات، حركات چشم، سكوت در موقعيتهاي گوناگون و استفاده از تعابير، اصطلاحات، لطيفه‌ها و غيره بر شنوندگان بگذارد.
- امكان حذف بخشي از گزارشها بر حسب، موقعيت و تكميل آنها بر حسب ضرورت.
مشكلات گزارش‌هاي شفاهي
- نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرايط لازم و كافي.
- نبودن وسايل مورد نياز.
- نبودن فرصت كافي براي دعوت از افراد ذيربط.
- استنباطهاي گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
- فراهم نبودن امكانات جهت ضبط و ثبت بيانات افراد در پاره‌اي از موارد.
- محدوديت وقت براي بيان مطالب كه ممكن است نياز به وقت بيشتري داشته باشد.
- محدود بودن امكانات پخش مطالب براي آگاهي عموم در صورت لزوم.
- ضعف بيان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و همچنين عدم توجه به وضع ظاهر كه خود از تأثير كلام خواهد كاست.
- عدم امكان تطبيق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ يا مراجع و همچنين استانداردها و موازين در صورت لزوم.
- قابل استناد نبودن (مگر اينكه ضبط شده باشد).
مزاياي گزارش‌هاي كتبي:
- امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافي.
- امكان استفاده عمومي از گزارشها از طريق تكثير و انتشار آنها.
- امكان ضبط و بايگاني براي سالها و بلكه قرنها.
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارك، آمار، تابلو رنگي و تصاوير و ساير امكانات.
- گويا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازك، سياه، خطوط رنگي و ساير تزئينات چاپي.
- امكان فصل‌بندي و طبقه‌بندي (مي‌توان تهيه و تنظيم بخشها يا فصولي از گزارش را بر عهده افراد كاردان گذاشت.)
- فراهم آمدن اعتماد و اطمينان بيشتر.
- استفادة از آن براي معرفي و تبليغ در موارد لازم.
مشكلات گزارش‌هاي كتبي:
- احتياج به صرف وقت زياد در بسياري از موارد
- صرف هزينه زياد براي تهيه كاغذ، وقت ماشين‌نويس و تأمين نيروي انساني متخصص براي انجام اين كار. (به همين دليل بعضي از مؤسسات بزرگ كار تهيه و تنظيم گزارشها را بر عهدة مؤسسات ديگر مي‌گذارند، كه آن هم معمولاً بدون اشكال نخواهد بود).
- دشواري استفاده از تمام اصول گزارش‌نويسي و مبادله اطلاعات.
- عدم استقبال عمومي افراد از تهية گزارش به دليل سختي كار و ترس از توانايي‌هاي خود.
- عدم امكان دريافت فوري نتايج گزارش‌هاي كتبي در بيشتر موارد.
فصل هشتم
طبقه‌بندي گزارشها
گزارشها بر حسب نوع و شكل كلي، به دو دسته يا طبقه تقسيم مي‌شوند:
دسته اول – گزارش‌هاي رسمي كوتاه
دسته دوم – گزارش‌هاي رسمي بلند
الف) گزارش‌هاي رسمي كوتاه
گزارش رسمي كوتاه به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي‌شود و از سادگي برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداري و روزمرّه است.
گزارش‌هاي رسمي كوتاه استاندارد شده و داراي روشي يكنواخت نيست و اگر در بعضي از سازمانهاي اداري، برخي از اين گزارش‌هاي توضيحي به ويژه گزارش‌هاي يك و دو صفحه‌اي به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نبايد همة گزارش‌هاي اين دسته را از اين نوع دانست.
در گزارش‌هاي يكنواخت و استاندارد شده، پرتوي از فكر و ابتكار نويسنده ديده نمي‌شود، بنابراين اگر در اينجا از گزارشي سخن مي‌گوييم، مقصود گزارشي است كه برخاسته از فكر و ابتكار نويسندة آن باشد و نيروي انديشه وي در پروراندن مطالب گزارش سهمي بسزا داشته باشد.
نيك مي‌دانيم كه گزارش‌هاي دسته اول؛ يعني گزارش‌هاي روزمرّه در شرايط مشكلي نوشته مي‌شود و غالباً، فرصت فكر كردن كم است و بيشتر به دست كساني تنظيم مي‌شود كه در اين زمينه خوب كار نكرده‌اند و تجربه كافي ندارند. بنابراين لازم است در اين مورد به كساني كه مسؤوليت تنظيم گزارشها را بر عهده مي‌گيرند، آموزش لازم داده شود و دورة كوتاه گزارش‌نويسي برايشان اجرا گردد.
در مورد اين نوع گزارشها توجه به نكات زير ضروري است:
2- آوردن مقدمه‌اي متناسب با متن (حداقل دو سطر) براي بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده. 3- استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلي و فرعي به منظور طبقه‌بندي گزارش. 4- آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان 5- ارائه يك درخواست و راه‌حل. 1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوي كه گوياي محتواي متن باشد.
ب) گزارش‌هاي رسمي بلند
گزارش رسمي بلند به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا دهها صفحه ادامه مي‌يابد. اين نوع گزارشها بيشتر به موضوعاتي علمي، پژوهشي، فرهنگي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط مي‌شود كه اغلب از نظر زمان تهيه نيز طولاني است و در بعضي از موارد تهيه‌كنندگان آن بيش از يك نفر و گاهي يك گروه مي‌باشند.
«يادمان باشد گزارش عملكرد امروز براي آينده‌گان، فرهنگ و تاريخ محسوب مي‌شود و چه نيكو است تا مايه مباهات اعلام گردد.»
منابع:
فن گزارش‌نويسي: دكتر مهدي ماحوزي
گزارش‌نويسي و آئين نگارش: دكتر مهدي ماحوزي
گزارش‌نويسي: جمشيد صداقت كيش
لغت‌نامه دهخدا: علامه دهخدا
نگارش براي مديران و تصميم‌گيران: ماريا و هلوكامب و جوديت ك. استين
دستور زبان فارسي: پرويز خانلري
فرهنگ نفيس: (ناظم الاطباء) پنج جلد با تلخيص
نشانه‌گذاري: محمد پژوه
بر سمند سخن: دكتر نادر وزين پور
وبلاگ کوه قاف
فصل اول
گزارش چيست؟
روانشناسان مي‌گويند: نوشتة هر شخصي بازتاب انديشه‌ها و تمايلات دروني و بروني و پرتوي از شخصيت اوست.
اگر اهل مطالعه به ويژه اهل تحقيق و تفحص در تاريخ باشيد. به كَرّات نسبت به شخصيتهاي اساطيري كشور خود و يا ملل جهان قضاوت كرده‌ايد، اين قضاوتها چيزي نيست جز دركي كه از لابه‌لاي نوشته‌ها و گزارش‌هايي كه محققين و تاريخ‌نويسان براي ما تهيه كرده و به امانت باقي گذاشته‌اند.
قدمت گزارش دادن شايد به تشكيل اولين هسته‌هاي اجتماعي (خانواده) برگردد، چون انسانهاي اوليه براي انجام امور روزمرة خود مجبور بودند به صورت شفاهي نيازها و امكانات خود را به گوش ديگران برسانند.(امروزه به آن گزارش شفاهي گفته مي‌شود).
از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگي اجتماعي شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فرهنگي احتياج به تحقيق و بررسي پيدا كرد، لزوم تداوم و پيگيري مسائلي از اين دست، اهميّت گزارش‌نويسي را مشخص‌تر كرد و ارتباط كتبي را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده باخبر باشند و هم مبنايي باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند.
لغت گزارش به چه معني است؟
گزارش به معني به جاي آوردن، انجام دادن، اظهارنظر كردن، در ميان نهادن و شرح و تفسير كردن است.
گزارش اسم مصدر است و از اضافه كردن پسوند اسم مصدر سازِ «ش» به بن مضارع «گزار» (از مصدر گزاردن) ساخته شده است.
معني اصطلاحي واژه گزارش:
گزارش در اصطلاح به مطلبي گفته مي‌شود كه از شرح، تفسير، بيان، تحليل مطالب و نيز علل مسائلي خاص گفتگو كند.
در زبان انگليسي”TO REPORT“درمعني‌گزارش دادن استفاده مي‌شود كه ريشه لاتين دارد،و از”REPORTARE“ به معني «باز پس آوردن» يا «بازگشت اطلاعات» گرفته شده است.
تعريف گزارش‌نويسي:
گزارش‌نويسي عبارت است از در به تحرير در آوردن اخبار، اطلاعات، حقايق، علل مسائل و رويدادها، و تجزيه و تحليل منطقي و متوالي آنها، براي رسيدن به راه‌حل‌هاي صحيح، كه همراه با اختصار و روشني تدوين شده و بر دو اصل «ساده نويسي» و «سالم نويسي» استوار باشد.
در واقع گزارش‌نويسي، فني است كه با آگاهي از آن فن، مطالب هر موضوعي را مي‌توان، طوري طبقه‌بندي كرد و نظم بخشيد كه هدف مورد نظر را در كوتاه‌ترين زمان و با ساده‌ترين كلام به دست آورد.
فايدة گزارش‌نويسي:
فايده و هدف از نوشتنِ گزارش، رساندن پيام به خواننده با سرعت و صحت و روشني است. و مهم اين است كه نويسندة گزارش، قادر باشد تصويري روشن از فكر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسيم نمايد.
خوانندة گزارش كيست؟
قبل از اينكه تصميم به تدوين گزارش بگيريد بايد بدانيد كه گزارش را براي چه شخصي يا اشخاصي تهيه مي‌كنيد. در واقع چه كسي يا كساني، بر اساس گزارش شما تصميم گرفته و اقدام خواهند كرد.
دانستن افكار، تمايلات، خلق و خوي، تحصيلات و تجربيات و نحوة تصميم‌گيري خوانندة گزارش و اين كه آيا او خود تصميم مي‌گيرد يا آن كه گزارش را براي اظهارنظر به نزد ديگران ارسال مي‌دارد، براي تهيه‌كنندة گزارش بسيار مهمّ است. زيرا با آگاهي از مسائل فوق مي‌توانيد گزارش خود را به شكلي تهيه كنيد كه رسيدن به هدف را سريعتر و مطمئن‌تر كند.
مراحل چهارگانة گزارش‌نويسي
به منظور اجتناب از نارسايي گزارش، و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده، در تهيه و تدوين هر گونه گزارشي بايد چهار مرحله زير را رعايت كرد:
1- مرحلة تهيه و تدارك
2- مرحلة طرح ربط منطقي مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجديدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهيه و تدارك:
قبل از آن كه نوشتن را آغاز كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در انديشه خود سازمان دهيم، هدف را بيابيم و بدانيم كه خوانندة گزارش ما كيست و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود، او را ياري مي‌كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه‌گيري نهايي سودمند باشد.
چون در اين بخش به انديشه يا فكر كردن، بسيار اشاره كرده‌ايم، شايد بي‌ربط نباشد كه تعريفي از فكر و علل چهارگانه آن ارائه بنماييم.
تعريف فكر:
شايد در هر شبانه‌روز چندين بار واژة فكر را تكرار كنيد، بي‌آنكه بدانيد فكر چيست و چه نقشي در زندگي و كار اداري ما دارد.
دانشمندان منطق، فكر را چنين تعريف كرده‌اند:
«فكر همان ترتيب دادن امور معلوم است براي رسيدن به مجهول و به عبارت ديگر ترتيب دادن مقدمات است براي رسيدن به نتيجه»
بديهي است اگر يكي از مقدمات يا اجزاي فكر ناقص باشد، نتيجه مطلوب حاصل نخواهد شد.
علل چهارگانه فكر:
همان گونه كه براي ساختن هر چيز مادي چهار علت وجود دارد، براي فكر نيز چهار علّت برشمرده‌اند:
1- علت مادي فكر؛ و آن ترتيب امور معلوم است؛ مانند، چوب براي ميز.
2- علت صوري فكر؛ و آن سازمان دادن و تنظيم امور معلوم و سپس صورتگري آنهاست كه بر علت صوري فكر دلالت دارد؛ مانند، شكل و صورت ميز.
3- علت فاعلي فكر؛ چون هر كاري از فاعلي سر مي‌زند و هر ترتيبي دلالت بر ترتيب‌دهنده دارد، پس نيروي فكر كه در موارد معلوم تصرف كرده، به آنها شكل و صورت محسوس مي‌بخشد، علت فاعلي فكر است؛ مانند، نجار براي تهيه ميز.
4- علت غايي فكر؛ رسيدن به مجهول است و گرفتن نتيجه؛ مانند، استفاده از ميز (كه مقصود سفارش‌دهنده است).
2- مرحله طرح ربط منطقي مطالب (ترتيب)
اغلب اتفاق مي‌افتد، كه گزارش بسيار ساده است و احتياج به تهيه افكار و طرح ربط منطقي ندارد، ولي بايد دانست كه بيشتر گزارش‌هاي اداري، فني، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارد.
البته پس از آشنايي كامل با فن گزارش‌نويسي و آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزارشها، اين كار به صورت عادت در خواهد آمد، بدين معني كه نويسندگان گزارشها، آنچنان نظم فكري پيدا مي‌كنند كه توالي منطقي مطالب را به صورت ذهني رعايت مي‌نمايند.
نكتة مهم:
مرحله اول گزارش‌نويسي (تهيه و تدارك) و مرحله دوم (ربط منطقي مطالب) پيوند ناگسستني با هم دارند. يعني مرحله اوّل، مرحلة جمع‌آوري و مرحلة دوم، مرحلة ترتيب و توالي منطقي است. و اين دو مرحله كه مراحل دقت و تمركز فكر است، روي هم موجب تكوين گزارش مي‌شود. به عبارت ديگر پايه و اساس گزارش را تشكيل مي‌دهد و با تحقق اين مرحله آماده خواهيد شد كه گزارش خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بياوريد.
موفقيت هر گزارشي بستگي به نحوة طرح‌ريزي آن دارد، بنابراين طرحِ هر گزارش، بايد پاسخگوي نيازهاي زير باشد.
1- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد
2- نظم منطقي مطالب را بر اساس رعايت تقدم و تأخر و طبقه‌بندي صحيح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني دريابد.
4- براي هر كسي – حتي اگر با جزئيات فني و علمي آن آشنايي كامل نداشته باشد – در مراجعات بعدي قابل قبول بوده، دچار سوء تعبير نشود. .
3- مرحله نگارش
خوب انديشيدن و تمركز داشتن، ماية نگارش؛ و نگارش خوب به سرمايه‌هاي علمي، مطالعه، آگاهي، احاطه به موضوع، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنكه علاوه بر شيوايي سخن، به نكات اساسي برشمرده زير توجه نمايد:
· 1- فكر كردن قبل از نوشتن.
· 2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي.
· 3- در نظر گرفتن خواننده.
· 4- آگاهي به نكات دستوري و جمله‌بندي در حد لزوم.
· 5- ترجيح ساده‌نويسي به پيچيده‌نويسي.
· 6- پرهيز از به كار بردن لغات و تركيبات دور از ذهن.
· 7- به كار بردن لغات، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخص دارند.
· 8- بيان حقايق، بي آن كه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم.
· 9- دانستن فن گزارش‌نويسي.
فكر نويسنده (گزارشگر) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه دربارة آن بايد گزارش تهيه كند، چه؛ هدف، هم آغاز حركت است و هم پايان آن، و اگر موضوع را فراموش كند، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهد بود.
نبايد فراموش كرد كه هر جمله گزارش بايد حامل پيام باشد، و زماني اين مقصود حاصل مي‌شود كه روحِ هدف و موضوع در كالبد جمله‌ها و بندها نفوذ كرده باشد.
نوشتة شما؛ چه يك گزارش ساده باشد چه گزارش پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشيد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشتة شما براي رساندن كداميك از هدفهاي زير است:
- برانگيختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روي حالاتِ روحي او.
- دادن پاره‌اي اطلاعات.
- حلّ و فصل يك مسألة پيچيده و يا ساده.
- اعلام نتيجة يك مأموريت فردي يا گروهي.
- اعلام نتيجة يك تحقيق علمي، اقتصادي، اجتماعي و ...
- ارزيابي به وسيلة خواننده، صدور حكم نهايي توسط او.
نويسنده نبايد اجازه دهد كه خواننده، در طول گزارش؛ يعني مقدمه؛ متن و نتيجه يا پيشنهاد دچار سردرگمي و آشفتگي گردد، و از همان آغاز بايد به وي دربارة گزارش، يك نظر كلي داده شود و معمولاً نويسنده، اين وظيفه را در مقدمة گزارش انجام مي‌دهد.
وظيفة مقدمه آن است كه خواننده را – بدون آنكه دچار سردرگمي شود – در جريان فكر و هدف نويسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پيام نويسنده را به روشني دريافت كند.
هر مقدمه داراي سه وظيفة اصلي است:
1- روشن ساختن موضوع گزارش براي خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نويسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشة ارائة مطلب.
4- مرحلة تجديدنظر و اصلاح گزارش
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجديد نظر شود و با مرور دقيق نوشته، آنچه به ذهن نيامده يا هنگام نوشتن فراموش شده، يادداشت و در جاي خود درج گردد و يا آنچه زايد بر اصل است، حذف شود.
اگر تجديد نظر با دقّت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقايص برطرف خواهد شد.
علماي فن، انجام دادنِ سه كار را در مرحلة تجديد نظر توصيه مي‌كنند:
1- گزارش را به يكي از همكاران بدهيم تا او بخواند و از زاوية ديد خود مفهوم آن را بازگو كند و چنانچه در انتقال فكر، مانعي يا نقصي مشاهده شد، بتوانيم آن را جبران كنيم.
تجديد نظرِ نوشته، قدم بزرگي در راه روشن نويسي محسوب مي‌شود. در اين مرحله است كه شخص آنچه را كه مي‌خواسته بگويد، مي‌بيند؛ نه آنچه را كه نوشته است.
كافي است در تجديد نظر، خود را به جاي خواننده قرار دهيم و از دريچة چشم او به موضوع بنگريم.
براي اطمينان بيشتر بهتر است كه نوشته خود را به ديگري بدهيم، او بخواند، سپس سؤالات زير را با توجه به ادراكي كه از نوشته نموده، پاسخ گويد:
- آيا مفهوم نوشته روشن است؟
- آيا نظم و ترتيب كلي نوشته درست است؟
- آيا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
- آيا كلمات خوب انتخاب شده؟
- آيا نكات مهم مورد تأكيد قرار گرفته است؟
- آيا جمله‌بندي صحيح است؟
- آيا فكر به آساني از يك مطلب به مطلب ديگر منتقل شده است؟
- آيا اجزاي اصلي و فرعي، درست و منطقي انتخاب شده است؟
- آيا مثالها و نمونه‌ها كافي است؟
- آيا پاراگرافها با هم همبستگي لازم را دارند؟
- اگر به زيرنويس يا ضمائم گزارش اشاره شده، آيا زيرنويس يا ضمائم روشن، گويا و قابل فهم است؟
- آيا هدفِ گزارش به خوبي درك مي‌شود؟
2- گزارش را بلند بخوانيم، تا از راه گوش و چشم، معايب و كمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
3- گزارش را پس از يك استراحت كامل از نو بخوانيم تا كاستي‌ها و مطالب اضافي، بيشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانيم گزارش خود را اصلاح كنيم.
آراستن گزارش
آراستن يك گزارش براي تأكيد بيشتر روي نكات مورد نظر و بنا كردن امكانات بصري كه بحث شما را پشتيباني كند از تكنيك‌هاي مهم گزارش‌نويسي است.
طراحي مناسب براي گزارش از طريق استفاده به جا از موارد زير فراهم مي‌آيد:
- استفاده از دايره‌ها يا مربع‌هاي توپُرِ كوچك
- خط كشيدن زير نوشته‌ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوان‌بندي
- امكانات بصري مؤثر
- تأكيد بر بعضي نتيجه‌گيري‌ها از مطالب
- نمايش و سازماندهي پايه‌هاي پيچيده
ابزار نگارش مثل دايره‌ها يا مربع‌هاي توپر، خط كشيدن زير نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان‌بندي مي‌تواند به تمركز و توجه خواننده كمك كند. زيرا:
· نكات اصلي را تقويت مي‌كنند.
· بر شكل‌گيري منطقي بحث تأكيد مي‌نمايد.
· بخشهاي طولاني را تفكيك مي‌كنند و نمايش يك صفحه را بهبود مي‌بخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان يك ابزار بصريِ نگارش، مي‌تواند به طور مؤثر در يك سري و مجموعه‌اي از عوامل استفاده شود.
كمك به خواننده براي دنبال كردن بحث:
عنوان‌بندي معقول و مناسب نوشته‌ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان مي‌دهد.
چون اغلب مديران فقط عناوين را مي‌خوانند، يك نويسنده خردمند از آنها براي ساخت نكات اصلي گزارش خود استفاده مي‌كند.
اگر سازمان شما روشي خاص براي عنوان‌بندي مشخص نمي‌كند، مي‌توانيد روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذيل شكل دهيد:
· هر عنوان يا زيرعنوان بايد به طور معني‌داري مطالبي را كه دنبال مي‌كند، توضيح دهد.
· هر عنوان بايد به تنهايي و به خودي خود قابل درك باشد.
· در داخل هر بخش، عناويني كه داراي يك سطح از كليّت است، بايد ساختار همسنگ داشته باشد.
· عناوين بايد قالب سازگار را دنبال كنند.
ساختن نكات بصري – جدول‌ها و نمودارها
نكات بصري – كه در گزارش‌هاي مربوط به مديريت عموماً نمودار ناميده مي‌شود – بخشي ضروري در هر گزارش بلند و بسياري از گزارش‌هاي كوتاه است. طراحي اين نكات بخشي از وظيفه شما به عنوان يك گزارش‌نويس است.
خيلي از نويسندگان در زمينه مسائل مديريت، جدول‌ها يا نمودارها را – كه شامل دياگرامها است – به عنوان بخشي از فرآيند حل مسأله مطرح مي‌سازند. نويسندگان دريافته‌آند كه اين جدول‌ها و نمودارها در كشف روابط مهم و يا معني‌دار بودن روندهايي كه در غير اين صورت ناديده گرفته مي‌شدند، به آنها كمك زيادي مي‌كند.
گزارش‌نويسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اوليه، نمودارهايي پيش‌نويس مي‌كنند، حتي اگر از آنها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نكنند.
ساختن نمودارها و جدول‌ها در اين مرحله به شما اجازه مي‌دهد كه نتيجه‌گيري را كنترل كنيد. وقتي كه با نمودار كار مي‌كنيد ممكن است ارتباطي كه قسمتي از بحث خود را روي آن بنا كرده‌ايد، كم رنگ شده، يا حتي غيرمعقول به نظر آيد. براي مؤثرترين استفاده از نمودارها بايد:
- آنها را با زيركي و هوشياري به كار بگيريد.
- فرم و شكل مناسب را انتخاب كنيد.
- به خواننده بگوييد كه چرا نمودار مهمّ است.
- سادگي آن را حفظ نماييد.
- اطمينان حاصل كنيد كه نمودار به تنهايي گوياست ولي آن را به متن پيوند بزنيد.
- كنترل كنيد كه نمودار، اشتباه راهنمايي نكند.
- محصول تكميل شده را ارزيابي كنيد.
تعريف بند يا پاراگراف و نحوة استفاده از آن
تعريف:
بند يا پاراگراف عبارت است از جمله يا مجموعة جمله‌هايي كه فكر واحدي را بيان كند.
هر نوشته به بند يا بندهايي (بخش‌هايي) تقسيم مي‌شود. هر يك از اين بندها (بخشها) جمله يا مجموعة جمله‌هايي است كه بين آنها ارتباط و همبستگي لفظي و معنايي بيشتري وجود دارد و روي هم مطلب يا مفهوم كامل و مستقلي را مي‌سازد. به هر يك از آن بخشها در يك گفتار، بند يا پاراگراف گويند.
در هر بند تنها مي‌توان يك «ايده» را گنجانيد.
تمام بندهاي يك نوشته كامل زير عنوان اصلي آن كه در وسط صفحه و معمولاً در بالاي آن با خطي درشت‌تر از متن نوشته شده است، قرار مي‌گيرد. گاهي نوشته، عنوانهاي فرعي نيز دارد كه در كنار يا وسط صفحه مي‌آيد.
اهميّت پاراگراف
گاهي پاراگرافي در بيست سطر يا بيشتر نوشته مي‌شود و ناگزيريم همه را به ذهن بسپاريم در اين صورت غالباً برخي از اجزاي مهمّ را فراموش مي‌كنيم و نتيجه آنكه در فهم مقصود دچار اشتباه مي‌شويم. از اين رو لازم است هر يك از اجزاي مهمّ پاراگراف را در سطرهاي زير هم آورده، با شماره يا تيره (-) مشخص سازيم.
بديهي است همانطور كه افكار يا محتواي بندهاي هر نوشته – ضمن تمايز از يكديگر – بايد با هم پيوند نزديك داشته باشند، اجزاي اصلي هر پاراگراف نيز چنين است.
هر چه بندهاي يك نوشته زيادتر باشند، تنوع بيشتر؛ خستگي كمتر؛ و بهره‌گيري زيادتر مي‌شود.
اگر اجزاي فرعي هر پاراگراف زير هم قرار گيرد خواننده، بهتر مي‌تواند مسير فكر نويسنده را دنبال كند و پيام او را، روشنتر و سريعتر دريافت كند.
بند، بهترين و طبيعي‌ترين وسيله براي نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فكرهاي زايد و اضافي گزارش‌دهنده، در نظام پاراگرافها انعكاس مي‌يابد.
آغاز هر بند به نسبت ساير سطرها بايد يك سانت تو رفتگي داشته باشد و اين خود موجب برجسته شدن هر بند و پيدا كردن شروع نوشته هر پاراگراف مي‌شود.
ارزش هر نوشته در اين است كه با يك نگاه بتوان عنوانهاي اصلي و فرعي آن را بازشناخت و فكر نويسنده را بدون هيچ ابهامي تا پايان دنبال كرد.
هر پاراگراف سه وظيفه اصلي به عهده دارد:
الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فكر اصلي نوشته.
ب- پرورش فكر اصلي نوشته به كمك بندها براي جلوگيري از انحراف فكر خواننده و قطع علاقة او.
ج- اعلام نتيجه.
براي اينكه اين سه نكته خوب انجام شود، بايد ابتدا موضوع را به اجزاي فرعي تقسيم كرد، ممكن است هر جزء، چند پاراگراف داشته باشد. معمولاً در گزارش‌هاي توضيحي يا نوشته‌هاي تحليلي و پژوهشي، مقدمه و احياناً خلاصه نيز مي‌آيد.
فرعي را به ترتيب زير هم نوشته، به خواننده امكان دهد تا پيام و فكر اصلي گزارش را كه در موضوع و جمله‌هاي اولية مقدمه يا متن آمده است، به سرعت دريابد.
دوباره تأكيد مي‌كنيم كه تقسيم‌بندي مطالب گزارش از اهميّت ويژه‌اي برخوردار است و فشار رواني را بر خواننده تعديل خواهد كرد.
پاراگرافها از نظر نوع ارتباط داراي حالات زير هستند:
الف) ممكن است پاراگرافها از نظر نوع پيوندي كه با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند و به عبارت ديگر رابطه علت و معلولي با هم داشته باشند، به اين معني كه پاراگراف اوّل، موضوع يا علت پاراگراف دوم، و پاراگراف دوم؛ موضوع يا علت پاراگراف سوم، و همين روش تا پايان گزارش ادامه يافته باشد. چنين نوشته يا گزارشي كه بر اساس روابط علت و معلولي (ربط منطقي) تنظيم شده باشد، فكر خواننده را بدون هيچ زحمتي از مقدمه به نتيجه هدايت مي‌كند و هيچ درنگي صورت نمي‌گيرد، درست چون مسافري كه ناگزير است راه تهران، سمنان، دامغان، شاهرود، سبزوار و نيشابور را پشت سر بگذارد و به مقصد مشهد برسد. حال اگر اين مسافر مسيرهاي ديگري را برگزيند – در صورتي كه مي‌داند راه ميان‌بري هم وجود ندارد – بديهي است به دردسر خواهد افتاد.
ب) ممكن است پاراگرافها به صورت افكاري كه با يكديگر مغايرت دارند ارائه شوند و طبيعت گزارش چنين مغايرتي را ايجاب كند.
فوايد استفاده از بند يا پاراگراف
1- شكستن يكنواختي.
2- كمك به درك تقسيم‌بندي موضوع.
4- گذاشتن فاصله سفيد براي بهتر ديدن.
5- جلب توجه خواننده به تغيير موضوع يا موضوعات فرعي.
6- آساني مراجعه به هر مطلب.
استفاده از عناوين در گزارشها
روش ديگري كه امروز معمول و مراجعه به قسمتهاي مختلف گزارش را براي خواننده بسيار آسان ساخته است، استفاده از عناويني است كه بخشهاي مختلف گزارش را از يكديگر متمايز مي‌سازد.
اين عناوين براي خواننده در حكم نقشة راه محسوب مي‌شود و طبعاً زماني سودمند تواند بود كه نويسنده همة راهنمايي‌هاي مربوط به گزارش را رعايت كرده باشد. در آن صورت است كه استفاده از عناوين، راهگشاي خواننده براي دريافت سريعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پيغام خواهد بود.
هنوز بهترين راه براي استفاده از عناوين، معرفي نشده، و هر نويسنده‌اي بر اساس تجربه و نوع نوشتة خويش و شناختي كه از خواننده دارد، از عنوان خاصي استفاده مي‌كند و گاهي در يك نوشته ممكن است از چند نوع عنوان استفاده كرد.
انعطاف‌پذيري و تصرّف در نحوه انتخاب عنوان، بستگي به مهارت نويسنده و ذوق او در نوشتن مقالات يا تنظيم گزارشها دارد.
معمولاً مطالب اصلي هر نوشته، زير يك عنوان اصلي قرار مي‌گيرد و ساير مطالب را بر حسب اهميّت و ربط منطقي مي‌توان در زير عنوانهاي فرعي آورد.
ترجيح داشتن ساده‌نويسي بر پيچيده‌نويسي
باسوادترين خواننده نيز در برابر يك رشته كلمات طولاني و پيچيده در مي‌ماند و يا در فهم مطلب دچار ترديد مي‌شود. هر عقل سليمي ساده‌نويسي را مي‌پسندد و پيچيده‌نويسي را ناپسند مي‌داند.
گاهي مناسب‌ترين كلمه يا عبارت، مشكل‌ترين و پيچيده‌ترين كلمه ياعبارت است، در آن صورت ناگزير بايد آن را به كار برد، ولي بايد كوشيد معادلي ساده براي آن برگزيد.
چنانچه گفتيم گاهي در نوشتن، ثانيه‌ها اهميّت پيدا مي‌كند، در اين صورت نوشته هر چه كوتاهتر باشد – چنانچه رسا باشد – بهتر است.
روزگاري نه چندان دور، ساده‌نويسي را نشانة «سَبُكي» و پيچيده‌نويسي را «وقار و متانت» مي‌دانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم بايد طوري بنويسد كه همه كسي نفهمد و بكوشد الفاظ غيرمصطلح و دور از فهم عمومي بكار برد، وگرنه از عوام شناخته نمي‌شود (؟).
زبان آن ملتي رسا و بزرگ است كه داراي افكار خوب و بزرگ باشد. اين سخن درستي است كه گفته‌اند، «مردان بزرگ واژه‌هاي كوچك بكار مي‌گيرند و مردان كوچك واژه‌هاي بزرگ و سنگين».
هر كلمه‌اي – مانند انسان و تمدنهاي بشري – مراحل سه گانة «زادن»، «رشد» و «مرگ» را مي‌گذراند و به عبارت بهتر زبان هم مثل لباس، خوي و طرز فكر انسان پيوسته در تحوّل و انتقال است. هر كلمه‌اي وقتي درست است كه بيشتر افراد به ويژه اهل لغت و ادب آن را درست بدانند و به كار برند.
بعضي از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها
ناآشنا آشنا
الحاق پيوستن
الحاقيه ضميمه
بالعيان آشكارا
اسقاط افتادگي
محرران نويسندگان
مصاف جنگ
اضطرار پريشاني (پريشان حالي)
سحاب ابر
مساعي كوشش‌ها
حشمت بزرگي
آوردن حقايق، بي‌آنكه مبالغه شود
منظور از تنظيم هر نوع گزارش، رساندن پيام و بيان كردن حقايق و واقعيات است. در اين رهگذر هر نوع مبالغه يا بيش و كم، خواننده را از هدف نويسنده دور مي‌كند و پايه‌هاي اعتماد ميان نويسنده و خواننده را سست مي‌سازد.
اگر در طبيعت گزارش، مطالبي است كه خود اين مطالب را برانگيزاننده احساسات خواننده است و مبالغه‌اي در آن صورت نگرفته است، چنين گزارشي منطقي و اطمينان‌بخش است، ولي اگر طبيعت گزارش، برانگيزانندة احساسات نيست ولي با تلاش دروغين نويسنده اين تحريف و كژي صورت گرفته و خواننده را تحت تأثير قرار داده است، چنين گزارشي، اساساً گزارش نيست، چه در گزارش سخن از مسؤوليت است.
گزارشي كه از آغاز تا پايان به روشني و سادگي تنظيم شده باشد، عملاً بهترين تأثير را در خواننده مي‌گذارد.
بديهي است تلاش نويسندة گزارش در نحوة تركيب كلمات، انتخاب واژه‌ها، رعايت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانه‌گذاري و ساير راهنماهاي نگارش، وظيفه‌اي اجتناب‌ناپذير است، ولي برانگيختن احساسات – اگر مغاير با واقعيت باشد – تمام تلاش نويسنده را خنثي و اجرش را ضايع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را – كه در نتيجة گذشت زمان حاصل آمده است – از ميان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت كردن نيمه رسمي
در نگارش بايد كوشيد همانگونه كه در يك جلسه نيمه رسمي سخن مي‌گوييم، بنويسيم، منظور از اين راهنمايي آن است كه افكار خود را با دقت و صراحت و در نهايت روشني و كوتاهي (بدون تكلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پيچيده و عبارات چند پهلو) بنگاريم. تنها كافي است هر يك از اركان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جاي خود بنشانيم.
در بعضي از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقي ندارد. مردم همانگونه مي‌نويسند كه سخن مي‌گويند. اما در برخي از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق مي‌كند. هر چه زبان ادبيات ملتي پربارتر و قديم‌تر باشد، فرق ميان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بيشتر است.
زبان فارسي از جمله زبانهايي است كه شكل گفتاري آن با شكل نوشتاريش تفاوت دارد. زبان گفتاري در هر شهر، بلكه در هر روستا فرق مي‌كند، حال آنكه زبان نوشتاري در همه جا يكسان است. اگر در نگارش روي زبان گفتاري نيمه رسمي تكيه مي‌شود. مقصود آوردن زبان گفتاري نيست، بلكه هدف رعايت سادگي زبان گفتاري در زبان نوشتاري است.
بديهي است هرگز در نوشتة خود نمي‌آوريم: «نظرم اينه» بلكه مي‌نويسيم: «نظرم اين است.»
در زير نمونه‌هايي از جملات خيلي رسمي به نيمه رسمي تبديل شده، به طوري كه به شيوايي زبان هم لطمه‌اي وارد نشده است.
مثال:
جملات خيلي رسمي
جملات نيمه رسمي
1- اين اداره خواهد كوشيد.
1- اين اداره اهتمام خواهد نمود.
2- محترماً نظر عالي را به اين نكته معطوف مي‌دارم.
2- محترماً نظر شما را به اين نكته جلب مي‌كنم.
نشانه‌گذاري و اهميّت آن در نگارش
انسان از نيروي عاطفه خود براي بيان مقصود استفاده مي‌كند، و زبان، ابزار اداري آن مقصود مي‌باشد.
ما به وسيلة زبان و نوشتن، هدفها و مفهومهاي ذهني خود را به ديگران مي‌فهمانيم و پيغامهاي خود را با كلماتي كه در گنجينة زبان ملي خود داريم، به آنها منتقل مي‌سازيم، ولي اين الفاظ و كلمات، با همه وسعت تركيبي خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، براي بعضي از حالات دروني و مفاهيم ذهني، ناتوان و نارسا هستند و براي جبران اين نارسايي و ناتواني ناگزيريم در مرحلة تلفظ از كشش آهنگ، لحن گفتار، طنين صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پيشاني خود استفاده كنيم. و در مرحله نگارش نشانه‌ها و اشارات قراردادي جهاني و بين‌المللي را جايگزين نارسايي و ناتواني الفاظ و كلمات سازيم و به كمك آنها حالات دروني و مفاهيم ذهني و نكاتي را كه به صورت نوشته و كلمات نمي‌توان ادا كرد، به خواننده برسانيم.
بنابراين نوشتن كه عبارتست از «نمايش دادن كلام بوسيله حروف و تركيبات گوناگون آن» با استفاده از نشانه‌هاي نگارش، روح و رواني خاص پيدا مي‌كند.
بعضي از نشانه‌ها كه كاربرد بيشتري در گزارش‌نويسي دارد به شرح زير است:
نقطه (.)
نقطه، نشانه‌ي قطع رشتة صوت و ختم كلام است، و توقّف كامل را مي‌رساند و پايان يك جمله را اعلام مي‌دارد؛ مثل، «استاد روز گذشته به دانشگاه آمد».
نقطه بعد از حروفي كه نشانه اختصاري نامهاست نيز بكار مي‌رود، مثل آي.بي.ام.
نشانه فاصله يا ويرگول (،) يا سركج:
در طول رشته كلام هر جا كه معني مطالب، مكث و درنگ كوتاهي را اقتضاء كند ويرگول مي‌گذاريم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زياد، براي اين مورد انتخاب مي‌شد.
نقطه با ويرگول يا سركج با نقطه (؛)
اين علامت، نشانه درنگي بلندتر از ويرگول و كوتاهتر از نقطه است و معمولاً در موقعي كه جمله تمام شده ولي مطلب ادامه دارد استفاده مي‌شود.
مثال: «عبيد زاكاني دانشمند وارسته‌اي بود؛ ولي چون روح حاكم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخي و مزاح مي‌گفت.»
دو نقطه بياني (:)
دو نقطه نشانة شرح است، و هنگام توضيح بيشتر مطالب بكار مي‌رود. دو نقطه نشانه مكثي بلندتر از نقطه مي‌باشد.
مثال: ساعات حركت هواپيماي جمهوري اسلامي از تهران به مشهد: تمام ايام هفته؛ ساعت 30/18
سه نقطه يا نشانة تعليق (...)
سه نقطه به هنگام حذف يك كلمه استفاده مي‌شود.
مثال: فقر فرهنگي در اجتماع موجب بروز فساد و ... مي‌شود.
چند نقطه (.....)
چند نقطه نشانه حذف يك يا چند جمله مي‌باشد.
مثال:
اي خواجه اگر همي بهشتت هوس است
خيرات بكن اگر ترا دسترس است
خيرات چو كرده‌اي برو ايمن باش
در خانه ..... بس است
تيرة بلند (-)
تيره بلند نشانه تفكيك است براي قطع مطلب و قيد جمله معترضه.
مانند: كوهستان – مناظر زيباي آن – كه با شكوه و دل‌انگيز است – مرا از درد اعصاب آسوده كرد.
خط كشيده (ـــــ)
خط كشيده براي برجسته نمودن يا مشخص كردن قسمتي از نوشته اعم از دست نوشته يا ماشيني بكار برده مي‌شود، و براي اهميت بخشيدن به آن مقدار از نوشته استفاده مي‌گردد.
دو كمان يا گريزنما ()
اين علامت براي توضيح اضافي يا ذكر جمله‌اي كه از بحث خارج است و نيز براي جدا كردن بعضي از كلمات يا جملات بكار مي‌رود.
مانند: علم منطق انسان را به درست فكر كردن وا مي‌دارد. اغلب دانشمندان منطقي فكر مي‌كنند و منطقي صحبت مي‌كنند (متاسفانه همكار من به هيچ وجه از منطق اطلاعي ندارد) كه اين خود نشانة شخصيت و كمال آنها است.
گيومه / نشانة نقل قول « »
همانطور كه از اسمش پيداست نشانة نقل قول است و در آغاز و پايان سخني كه مستقيماً از شخص يا منبعي نقل مي‌شود، قرار مي‌گيرد مانند: حضرت امام جواد(ع) مي‌فرمايند: «بهترين مردم كسي است كه از وجودش نفعي به بندگان خدا برسد.»
يك ستاره (*)
يك ستاره براي جلب توجه و نظر مطالعه‌كننده به ذيل صفحه است، نشانه‌ي توجه به پاورقي هنگامي به كار برده مي‌شود كه بيان مطلبي از سياق و روال نوشته خارج است، و يا نويسنده نمي‌تواند آن را در داخل نوشته بگنجاند، از طرفي موضوع مورد نظر را نمي‌تواند رها كند و يا ناگفته بگذارد. در اين گونه موارد با درج يك ستاره در پهلوي جمله يا كلمه توجه خواننده را به حاشيه‌ي ذيل صفحه جلب مي‌كند. به اين ترتيب كه در ذيل صفحه، بعد از علامت ستاره توضيح لازم ارائه مي‌شود.
دو ستاره (**)
به منظور احتراز از تكرار مطلبي كه قبلاً در كتاب يا نوشته درج گرديده است، نويسنده از نشانه دو ستاره كه موازي هم قرار داده استفاده مي‌كند. بدين ترتيب كه با قيد اين نشانه، به خواننده توجه مي‌دهد كه مطلب مورد نظر قبلاً در صفحات پيشين درج شده كه به آن مراجعه كند.
سه ستاره (***)
از اين علامت به منظور نشان دادن تغيير روال نوشته و يا تغيير كلي سياق سخن استفاده مي‌شود. نحوة عمل بدين ترتيب است كه جمله را پايان داده و با 3 سطر فاصله، نوشته بعدي را آغاز مي‌كند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ايجاد شده قرار مي‌دهد.
فصل هفتم
اقسام گزارش
به طور كلي گزارشها از نظر ارائه به دو نوع متفاوت تقسيم مي‌شود.
الف- گزارش كتبي
چنانچه ارائه اطلاعات، بررسيها و پژوهشها به صورت كتبي باشد، آن را گزارش كتبي مي‌نامند.
ب- گزارش شفاهي
هر گاه اطلاعات، بررسيها و پژوهشها به صورت سخنراني و مشاوره (بحث و گفتگو) ارائه شود، آن را گزارش شفاهي گويند. گاهي فوريت مطالب و عدم نياز به نگهداري آن در پرونده جهت مراجعه‌هاي بعدي، ايجاب مي‌كند كه گزارشها به صورت شفاهي عنوان شود.
مزايا و مشكلات گزارش‌هاي كتبي و شفاهي
هر يك از اين دو نوع گزارش داراي مزايا و مشكلاتي است كه آگاهي از جزئيات اين مزايا و مشكلات، فرد را قادر خواهد ساخت كه با توجه به ساير جوانب، به روشني تصميم بگيرد و يكي از اين دو نوع گزارش را براي انجام مقاصد و تحقق اهداف خويش برگزيند.
در سازمانهاي اداري غالباً ديده شده كه كاركنان، گزارش‌هاي خود را شفاهاً به سرپرستان مستقيم خود ارائه مي‌دهند و حتي در مواردي كه گزارش‌هاي كتبي نيز به وسيلة آنها تهيه و ارائه گرديده است، در عين حال همان گزارشها را از نو به صورت شفاهي بيان مي‌كنند.
بديهي است هر گاه فاصله ميان كاركنان و رؤساي آنها زياد نباشد و گزارشها نيز از مرز كارهاي عادي و روزمره نگذرد، مي‌توان در مواردي آنها را شفاهاً ارائه كرد، ولي غالباً گزارش‌هاي اداري به صورت كتبي تنظيم و ارائه مي‌گردد.
مزاياي گزارش‌هاي شفاهي
- كم و زياد كردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرايطي زمان و مكان و نوع شنوندگان.
- امكان طرح فوري گزارش و بيان آن، از نظر صرفه‌جويي در وقت.
- امكان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشكلات موجود.
- استفاده از وسايل سمعي و بصري از قبيل: فيلم، اسلايد، تابلوايزل (تابلو با چهارپايه، نحوي كه متحرك باشد)، اُوِرْهِد يا اوپك و غيره.
- آگاهي فوري گزارشگر از نتايج گزارش خود در بسياري از موارد.
- مقرون به صرفه بودن آن در اكثر اوقات.
- تأثيري كه مي‌تواند از راه بكار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پيشاني، حالات روحي، زير و بم ساختن آهنگ كلمات، حركات چشم، سكوت در موقعيتهاي گوناگون و استفاده از تعابير، اصطلاحات، لطيفه‌ها و غيره بر شنوندگان بگذارد.
- امكان حذف بخشي از گزارشها بر حسب، موقعيت و تكميل آنها بر حسب ضرورت.
مشكلات گزارش‌هاي شفاهي
- نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرايط لازم و كافي.
- نبودن وسايل مورد نياز.
- نبودن فرصت كافي براي دعوت از افراد ذيربط.
- استنباطهاي گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
- فراهم نبودن امكانات جهت ضبط و ثبت بيانات افراد در پاره‌اي از موارد.
- محدوديت وقت براي بيان مطالب كه ممكن است نياز به وقت بيشتري داشته باشد.
- محدود بودن امكانات پخش مطالب براي آگاهي عموم در صورت لزوم.
- ضعف بيان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و همچنين عدم توجه به وضع ظاهر كه خود از تأثير كلام خواهد كاست.
- عدم امكان تطبيق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ يا مراجع و همچنين استانداردها و موازين در صورت لزوم.
- قابل استناد نبودن (مگر اينكه ضبط شده باشد).
مزاياي گزارش‌هاي كتبي:
- امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافي.
- امكان استفاده عمومي از گزارشها از طريق تكثير و انتشار آنها.
- امكان ضبط و بايگاني براي سالها و بلكه قرنها.
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارك، آمار، تابلو رنگي و تصاوير و ساير امكانات.
- گويا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازك، سياه، خطوط رنگي و ساير تزئينات چاپي.
- امكان فصل‌بندي و طبقه‌بندي (مي‌توان تهيه و تنظيم بخشها يا فصولي از گزارش را بر عهده افراد كاردان گذاشت.)
- فراهم آمدن اعتماد و اطمينان بيشتر.
- استفادة از آن براي معرفي و تبليغ در موارد لازم.
مشكلات گزارش‌هاي كتبي:
- احتياج به صرف وقت زياد در بسياري از موارد
- صرف هزينه زياد براي تهيه كاغذ، وقت ماشين‌نويس و تأمين نيروي انساني متخصص براي انجام اين كار. (به همين دليل بعضي از مؤسسات بزرگ كار تهيه و تنظيم گزارشها را بر عهدة مؤسسات ديگر مي‌گذارند، كه آن هم معمولاً بدون اشكال نخواهد بود).
- دشواري استفاده از تمام اصول گزارش‌نويسي و مبادله اطلاعات.
- عدم استقبال عمومي افراد از تهية گزارش به دليل سختي كار و ترس از توانايي‌هاي خود.
- عدم امكان دريافت فوري نتايج گزارش‌هاي كتبي در بيشتر موارد.
فصل هشتم
طبقه‌بندي گزارشها
گزارشها بر حسب نوع و شكل كلي، به دو دسته يا طبقه تقسيم مي‌شوند:
دسته اول – گزارش‌هاي رسمي كوتاه
دسته دوم – گزارش‌هاي رسمي بلند
الف) گزارش‌هاي رسمي كوتاه
گزارش رسمي كوتاه به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي‌شود و از سادگي برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداري و روزمرّه است.
گزارش‌هاي رسمي كوتاه استاندارد شده و داراي روشي يكنواخت نيست و اگر در بعضي از سازمانهاي اداري، برخي از اين گزارش‌هاي توضيحي به ويژه گزارش‌هاي يك و دو صفحه‌اي به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نبايد همة گزارش‌هاي اين دسته را از اين نوع دانست.
در گزارش‌هاي يكنواخت و استاندارد شده، پرتوي از فكر و ابتكار نويسنده ديده نمي‌شود، بنابراين اگر در اينجا از گزارشي سخن مي‌گوييم، مقصود گزارشي است كه برخاسته از فكر و ابتكار نويسندة آن باشد و نيروي انديشه وي در پروراندن مطالب گزارش سهمي بسزا داشته باشد.
نيك مي‌دانيم كه گزارش‌هاي دسته اول؛ يعني گزارش‌هاي روزمرّه در شرايط مشكلي نوشته مي‌شود و غالباً، فرصت فكر كردن كم است و بيشتر به دست كساني تنظيم مي‌شود كه در اين زمينه خوب كار نكرده‌اند و تجربه كافي ندارند. بنابراين لازم است در اين مورد به كساني كه مسؤوليت تنظيم گزارشها را بر عهده مي‌گيرند، آموزش لازم داده شود و دورة كوتاه گزارش‌نويسي برايشان اجرا گردد.
در مورد اين نوع گزارشها توجه به نكات زير ضروري است:
2- آوردن مقدمه‌اي متناسب با متن (حداقل دو سطر) براي بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده. 3- استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلي و فرعي به منظور طبقه‌بندي گزارش. 4- آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان 5- ارائه يك درخواست و راه‌حل. 1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوي كه گوياي محتواي متن باشد.
ب) گزارش‌هاي رسمي بلند
گزارش رسمي بلند به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا دهها صفحه ادامه مي‌يابد. اين نوع گزارشها بيشتر به موضوعاتي علمي، پژوهشي، فرهنگي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط مي‌شود كه اغلب از نظر زمان تهيه نيز طولاني است و در بعضي از موارد تهيه‌كنندگان آن بيش از يك نفر و گاهي يك گروه مي‌باشند.
«يادمان باشد گزارش عملكرد امروز براي آينده‌گان، فرهنگ و تاريخ محسوب مي‌شود و چه نيكو است تا مايه مباهات اعلام گردد.»
فن گزارش‌نويسي: دكتر مهدي ماحوزي
گزارش‌نويسي و آئين نگارش: دكتر مهدي ماحوزي
گزارش‌نويسي: جمشيد صداقت كيش
لغت‌نامه دهخدا: علامه دهخدا
نگارش براي مديران و تصميم‌گيران: ماريا و هلوكامب و جوديت ك. استين
دستور زبان فارسي: پرويز خانلري
فرهنگ نفيس: (ناظم الاطباء) پنج جلد با تلخيص
نشانه‌گذاري: محمد پژوه
بر سمند سخن: دكتر نادر وزين پور
وبلاگ کوه قاف
- مشخصات
- دانلود
نظرات خود را اینجا بنویسید
