مديريت جلسات
مديريت جلسات
معمولا بيشتر وقت موسسات وسازمان ها صرف اجراي جلسات ونشست هايي ميشود که اثربخشي ونتيجه حاصل از آن ها جاي سوال دارد . بيشترمواقع درموسسات وادارات به هزينه اتلاف وقت که بزرگ ترين سرمايه هاي زندگي شخصي وشغلي مي باشد ، کم توجهي ميشودوجلسات برگزار شده بي نتيجه يا با کمترين نتيجه ممکن پايان مي پذيرد .
به نظر مي رسد در راستاي اثر بخشي جلسات و جلوگيري ازاتلاف وقت توجه به نکات زير موثرواقع گردد :
1- هدف از اجراي جلسات به دقت بررسي واز ضرورت برگزاري جلسه اطمينان حاصل شود .
2- بررسي فوايد برگزاري جلسات (دقت درخصوص رعايت اصل هزينه – فايده ) . پاسخ به اين سوال که ، برگزاري جلسه چه ميزان اثربخشي خواهد داشت ؟ وآيا نتيجه حاصل از آن هزينه هاي ايجادشده راپوشش مي دهد ؟ در بحث هزينه ها منظور فقط هزينه هاي اجراي جلسه نبوده ، بلکه هزينه زمان ازدست رفته ازجمله مهم ترين عوامل ايجاد هزينه ها مد نظر مي باشد .
مسائل قابل توجه جهت تشکيل جلسات :
1- تاريخ برگزاري جلسه با فاصله زماني مناسب (مثلا يک هفته قبل ) به اطلاع مدعوين برسد . بهتر است به فاصله دو يا يک روز مانده به تاريخ برگزاري جلسه ، با ارسال پيام کوتاه (sms)يا ارسال پيام به آدرس الکترونيکي(e-mail) زمان برگزاري جلسه يادآوري گردد . بدين ترتيب استفاده از فناوري نوين اطلاعات هم براي حاضرين در جلسه گوشزد مي گردد .
2- در دعوت نامه، دستور جلسه به دقت به حاضرين اطلاع رساني شودتا با آمادگي کامل در جلسه شرکت نمايند.
3- ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل مشخص و به دقت رعايت گردد.
4- زمان سخنراني هريک از حاضرين در ابتداي جلسه در صورت امکان طي بودجه بندي زماني به شرکت کنندگان ابلاغ گردد.
5- دبير يا مسئول جلسه در جهت رعايت زمان اختصاص يافته به هريک از شرکت کنندگان کنترل لازم را اعمال نمايد.
6- در خصوص اظهار نظر در ارتباط با سخنان هريک از شرکت کنندگان بايد توجه نمود که هر کس با يادداشت برداري در زمان اختصاص يافته به خود مي تواند نسبت به اظهار نظر خود اقدام نمايد و نبايد در بين بيانات طرف مقابل وسط حرفهاي او وارد شده و سخنراني وي را قطع نمود.
7- قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحرير ، کاغذ يادداشت و... مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روي ميز محل استقرار آنان ، نشانه ي نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسيله گردانندگان جلسه را براي شرکت کنندگان تسهيل مي نمايد.
8- در جلسات از انجام کارهاي خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.
9- دستور جلسه بايد تا حد امکان ساده و کوتاه تهيه گردد.
10- در ساعات اوليه جلسات ، معمولا شرکت کنندگان هوشيار تر مي باشند ، بنابر اين بهتر است سعي گردد بحث در مورد موضوعات مهم در ابتداي جلسه مطرح شود .
11- محل تشکيل جلسه طوري انتخاب گردد که به دور از هر گونه مزاحمت هاي احتمالي باشد.
12- در اغاز جلسه با بستن تلفن همراه خود شرکت کنندگان را متوجه عدم استفاده از تلفن همراه بنماييد و يا کاملا مودبانه در ابتداي جلسه از آنان در خواست نماييد که تلفن همراه خود را خاموش نمايند.
13- مشارکت دادن شرکت کنندگان در اجراي جلسه باعث دوري رخوت و بي حالي و خواب آلودگي در نزد آنها مي گردد.
14- حتي الامکان جلسات کوتاه و گويا برگزار گردد و از اطناب کلام خودداري شود.
15- از صحت عملکرد سيستم صوتي و تصويري ، سيستم رايانه اي و ويدئوپروجکشن و... قبل از شروع جلسه اطمينان حاصل گردد.
16- در خصوص زمان و نوع پذيرايي دقت لازم به کار گرفته شود .بهتر است اين کار در وسط جلسه به عنوان وسيله اي جهت رفع خستگي باشد.در هر صورت برنامه ريزي در خصوص پذيرايي قبل از اغاز جلسه انجام گيرد و در طول جلسه در اين خصوص تعيين تکليف نگردد.
17- رعايت ساعت شروع جلسه و حضور به موقع در آن از طرف برگزار کنندگان و شرکت کنندگان الزامي باشد وقبل از ساعت مقرر هر دو گروه در محل جلسه حضور يابند.در صورت عدم رعايت وقت شناسي با برخورد جدي مناسب در راستاي فرهنگ سازي در اين خصوص گام برداريد.
18- جلسه را دقيقا برابر برنامه ارائه شده مديريت نماييد.
19- از شرکت کنندگان در جلسه بخواهيد در خصوص مطالب ارائه شده يادداشت برداري نمايند تا ضمن بهره برداري از مطالب، همه آنها را به عنوان سابقه جهت استفاده هاي بعدي در اختيار داشته باشند. چه بسا حافظه ي افراد داراي ظرفيت هاي متفاوتي بوده و طبيعي است که نتواند همه مطالب را ضبط و ثبت نمايد. اين مسئله جو بي اعتنايي احتمالي موجود در جلسه را هم کاهش خواهد داد.در اين خصوص استادي مي گفت :" اگر دانشجويي بدون دفترچه يادداشت جهت طرح موضوعي به من مراجعه کند از ارائه اطلاعات به وي خودداري مي نمايم."
20- دبير جلسه يا يکي از شرکت کنندگان موظف گردد تا ضمن يادداشت مطالب ارائه شده ، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه نسبت به تنظيم صورت جلسه اقدام نمايد.
21- هنگام تنظيم صورت جلسه از جملات کوتاه ، دقيق و مرتبط استفاده شود.
چگونه یک صورت جلسه فنی بنویسیم ؟
گام اول: استفاده از يك الگوي مناسب
اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد.
شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.
گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه
زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد.
بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.
گام سوم: جمله آغاز كننده
معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد:
اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار گرديد.
يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه مي باشد كه نام آنها معمولا در ذيل صورت جلسه ثبت مي گردد.
جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده نماييد. ليكن به آنها محدود نشويد.
• هدف اين جلسه عبارت است از ...
• پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل گرديد:
• در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ... توضيحات لازم را ارايه نمودند.
گام چهارم: ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه
به خاطر داشتن نكات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يك صورت جلسه خواهد گرديد. ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافيست نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات ويا جزييات اين نكات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
• خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
• عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
• شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه.
ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5W-H به شرح ذيل باشد.
• شرح موضوع مصوبات (what) ،
• نام محل اجراي مصوبه (where) ،
• نام فرد مسئول (who) ،
• زمان دقيق اجراي مصوبات (when) ،
• دلايل اجراي مصوبه (why) ،
• چگونگي انجام مصوبه (how) .
يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد گردد.توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذيل توجه نماييد.
خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام
1- معرفي اين دست نوشته به كليه علاقه مندان كليه خوانندگان بدون فوت وقت
گام پنجم: ثبت اطلاعات تكميلي
ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميل بودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمينان از تكميل تمامي قسمت هاي يك صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثير نموده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال نماييد.
يادآوري: توصيه مي گردد صورت جلسه را به صورت الكترونيكي تدوين نموده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل نماييد.
چگونگي خوب حرف زدن
تدوين: پايگاه مديريار
اهميت كلام: قرآن كريم از سنخ كلام است خود را به عنوان بيان معرفى كرده است: «هذا بيان للناس» (آل عمران، ۳ / ۱۳۸) گر چه بيان، مفهومى است گسترده و بر هر چيزى كه مبين مقصود و مراد انسان باشد اطلاق مى شود، خواه سخن يا خط يا اشاره، لكن شاخص همه آنها سخن است و لذا قرآن به آداب سخن، بيش از خط يا اشاره پرداخته است.
به حسب عادت، سخن گفتن مسأله سادهاى به نظر مى رسد لكن با اندك تأمل خواهيم دانست كه اين امر از پيچيدهترين و ظريفترين اعمال انسانى است.
اين ظرافت عظمت، از يك سو به نحوه همكارى اعضاى دستگاه صوتى براى ايجاد اصوات مختلف و نيز به وضع لغات و چينش آنها به دنبال يكديگر مربوط است و از سوى ديگر به تنظيم استدلالات و بيان احساسات از طريق عقل مربوط مى شود. عظمت زبان، اين عضو كوچك و فعال، و سخن كه فعل آن است، از نكات زير دريافت مى شود:
1. آن گونه كه از آيات 1 تا 4 سوره الرحمن استفاده مى شود، يكى از مهمترين نعمتهاى الهى بعد از نعمت آفرينش، نعمت بيان است. در اين آيات آمده است: «الرحمن.علم القرآن. خلق الانسان. علمه البيان» خداى رحمان، قرآن را ياد داد، انسان را آفريد، به او بيان آموخت. گويا مفهوم اين سخن آن است كه انسان است و بيانش.
2. در قيامت از مسؤوليت زبان سؤال مى شود.در سوره بلد آيات 8 و 9 مى خوانيم: «الم نجعل له عينين. و لسانا و شفتين» آيا دو چشمش نداديم، و زبانى و دو لب. شايد تعقيب آيه فوق به آيه ۱۰ اين سوره: «و هديناه النجدين» و هر دو راه[ خير و شر] را بدو نموديم)، اين مطلب را مى فهماند كه زبان يكى از ابزار هدايت است.
3. سخن بهترين ابزار انتقال افكار و حتى تأثير گذارى است كه در كلام پيامبر به عنوان سحر به آن اشاره شده. فرمود: ان من البيان سحرا.(1)
4. از ميان معجزات انبيا، با عظمتترين معجزه، معجزه خالده نبوى يعنى قرآن، از سنخ كلام است. تأثير اين معجزه تا بدانجا بوده كه كفار با شنيدن اين كلام، از آن به<سحر» تعبير مى كردند: «فقال ان هذا الاسحر يؤثر»(مدثر، ۷۴ / ۲۴) گفت: اين قركن جز سحر نيست. و گاه تا بدانجا پيش مى رفتند كه مى گفتند:«و قال الذين كفروا لا تسمعوا لهذا القرآن و الغوا فيه لعلكم تغلبون»(فصلت، ۴۱ / ۲۶) كسانى كه كافر شدند گفتند: به اين قرآن گوش مدهيد و سخن لغو در آن اندازيد شايد شما پيروز شويد.
تعبير به سحر و نهى از استماع قرآن، هر كدام به نوعى حكايت از نفوذ تأثير كلام الهى بر مردم دارد.
5. از جمله نخستين خواستههاى موسى پس از مبعوث شدن به رسالت، براى موفقيت در انجام مسوليت خويش، زبان رساست.فرمود: «و احلل عقدة من لسانى.يفقهوا قولى.»(طه ۲۰ / ۲۷، ۲۸) و از زبانم گره بگشاى، تا سخنم را بفهمند.
6. وجود آفات براى سخن در فرمايش امير المؤمنين، نشان ديگرى از اهميت و شأن كلام است. فرمود: للكلام آفات (2) همانا براى سخن آفاتى است.
فيض كاشانى در محجة البيضأ آفات زبان را تا 20 مورد بر شمرده است. در بيانى ديگر امام على عليهالسلام، سخن را يكى از ابزار وضع و رفع نعمت دانسته است: رب كلمة سلبت نعمة و جلبت نقمة (3) چه بسا سخنى كه نعمتى را سلب كند و بلاهايى را جذب كند.
و در تعبير ديگر، تأثير كلام را به شمشير تشبيه كرده است. آنگاه كه فرمود: رب كلام كالحسام (4) چه بسا كلامى كه [در برندگى] همچون شمشير است.
…ادامه داردتنظیم برای تبیان: حسین عسگری – گروه دین و اندیشه
1- محمدى رى شهرى، ميزان الحكمْ، حديث شماره 1847
2- همان، ح 17959.
3- نهج البلاغه، حكمت 381، فيض الاسلام
4- ميزان الحكمْ، ح 17830
حرف مرا می فهمی؟
خوب حرف زدن يکی از راه های احترام به فرد مقابل است . ما بايد يک گفت و گوی خوب و متعادل را آغاز کنيم ، حرف بزنيم و بشنويم، يعنی علاقه به شنيدن صحبت ها و نقطه نظرات طرف مقابل هم داشته باشيم.
بايد طوری عمل کنيم که طرف مقابل با اطمينان صحبت های ما را بشنود و مطمئن شود که با درک و همدلی با او به گفت وگو نشسته ايم .
ما حتی اگر حرف هم نزنيم به واسطه حرکات و فيزيک و ظاهر خود می توانيم درونيات خود را به فرد مقابل منتقل کنيم .پس بهتر است در صحبت کردن ظاهر خود را نطز همانند نيت درونی خود مثبت و محبت آميز جلوه دهيم . يک گوينده خوب و توانا بايد قادر به تغيير ايده ها و عقايد با لحنی مناسب باشد .او ضمن اينکه بايد اعتقاد عميق به گفته های خود داشته باشد می بايست پذيرای شنيدن آرا و عقايد ديگران نيز باشد.
بايد خوب حرف بزنيم و خوب گوش کنيم . در صحبت کردن است که با تفکرات و عقايد ديگران آشنا می شويم. گاهی اوقات نزديکان ما دوست دارند از آنها بپرسيم که فکر آنها را چه چيزی به خود مشغول کرده است . بايد توانايی سوال کردن داشته باشيم و نترسيم از اينکه ممکن است پاسخ ها آنچه انتظارش را داريم نباشند. ما بايد نقد پذيری را در خود تقويت کنيم، تاييد و رد شويم تا بتوانيم ارتباط برقرار کنيم .سوال و جواب های صحيح ، روابط آسيب ديده را احياء کرده و باعث نزديکی انسان ها می شود.
دکتر شهين اوليايی زند (جامعه شناس ) معتقد است برای خوب حرف زدن سه فاکتور اساسی وجود دارد: گوينده ابتدا بايد درک درستی از جامعه خود داشته باشد و بداند مخاطبان او چه کسانی هستند.اگر بهترين حرف ها رابزنيم ، ولی مخاطب را نشناسيم ، کار بيهوده ای کرده ايم . خطيبی که می خواهد بحثی را ارائه کند بايد شناخت درستی از جامعه اش داشته باشد . متاسفانه روشنفکرها و دست اندرکاران نمی دانند با مردم عادی چطور صحبت کنند، يعنی مخاطب شناسی نمی کنند.
فاکتور دوم اين است که بر آنچه می خواهيم بگوييم مسلط باشيم.بعضی تصور می کنند صرف داشتن مدرک تحصيلی يا تخصصی نشان دهنده تيزهوشی و ژرف نگری است ،اما همه اين را می دانيم که هميشه از بين هزاران دکتر هم يکی چيره تر است ، پس بر آنچه می گوييم مسلط باشيم .اوليايی زند زمان شناسی و مکان شناسی را سومين فاکتور مهم می داند : بايد بدانيم چه زمانی برای مخاطب حرف بزنيم ممکن است حرف های خوبی برای گفتن داشته باشيم ، ولی آن را در يم زمان نامناسب هدر بدهيم. دکتر سيد مهدی ميرشفا، متخصص روانشناسی بالينی و آسيب شناسی خانواده ،معتقد است در يک گفت و گو سه عنصر اساسی وجود دارد: اول فرستنده (گوينده )، دوم شنونده (گيرنده ) و سوم موضوع .
اول ،خوب گوش کردن است ، اين کار پايه صحبت کردن و يک هنر است . در کلاس هايی که برای روانشناسان برگزار می شود به آنها می آموزند که چطور خوب گوش کنند تا بتوانند مراجعان و بيماران خود را درمان کرده و به نکات کليدی دست يابند.
دکتر مير شفا در ادامه می گويد : نوع فيزيک بدن ، توجه کامل به طرف مقابل و نوع نگاه نيز حائز اهميت بالايی هستند.ما بايد بتوانيم آنچه را که در دل داريم خوب بيان کنيم .يعنی بدرستی بيان احساس کرده و دريافتی های خود را با شيوه های ظريف و هنرمندانه منتقل کنيم .در صحبت کردن بايد سن ،جنس ،نژاد ،قوميت و مذهب فرد مقابل را هم در نظر بگيريم و بعد از آن با او وارد مذاکره شويم.در هنگام صحبت هم بايد به لحن توجه کرده و کش و قوس های لازم را رعايت کنيم.
ميرشفا معتقد است در مجموع بايد صادق ، ساده و صميمی باشيم .از پيچيدگی و لفاظی خودداری کنيم .حين صحبت به چشم طرف مقابل نگاه کنيم و به حالت های او توجه کنيم ، ببينيم در ميان صحبت های ما آرام است ، عصبانی یا هيجان زده می شود يا حوصله اش سر می رود .گاهی در اين صحبت ها لازم است سکوت کنيم. سکوت به تنهايی بسيار موثر بوده و انتقال دهنده بسياری از درونيات است.
دکتر ميرشفا در ميان صحبت هايش به عنوان نمونه به يکی از مراجعان خود اشاره می کند: مردی استاد دانشگاه بود ، ولی با پسر 21 ساله خود مشکل داشت و نمی توانست ارتباط کلامی خوبی با او برقرار کند .من مت.جه شدم اشکال او نداشتن تماس چشمی است .او هنگام صحبت کردن به در و ديوار نگاه می کرد، در نتيجه ارتباط کلامی خوبی برقرار نمی کرد به او گفتم از اين پس روزی 10 تا 15 دقيقه در آينه نگاه کرده و هنگام صحبت هم در چشمان طرف مقابل نگاه کن. او با رعايت اين نکته حال توانسته ارتباط خوبی با پسرش برقرار کند. حتی نوع نشستن هم به مخاطب ما می فهماند که ما چقدر برای او ارزش و احترام قائل هستيم. در صحبت کردن موضوع ارتباط را بايد بدانيم ، اينکه در چه زمينه ای می خواهيم صحبت کنيم .آيا قرار است صحبت ما دو طرفه و به صورت پرسش و پاسخ باشد که در اين صورت حالت مذاکره پيدا می کند، مذاکره می کنيم و با پيروی از يک موضوع واحد به نتيجه می رسيم . اگر در صحبت کردن از اين شاخه به آن شاخه بپريم ،کلام قطع شده و رشته اصلی ارتباط از دست ما خارج می شود .در روابط داخل خانواده هم همين قوانين حکمفرماست . اين آسيب شناس خانواده عقيده دارد روابط حاکم بر خانواده از درجه اهميت بالاتری نسبت به روابط اجتماعی برخوردارست . مادر خانواده در اين زمينه نقش محوری دارد. او بايد اعضای خانه را دور هم جمع کرده و موضوع صحبت را مشخص کند که اين را در اصطلاح مراسم گفت و گوی خانواده می گويند . در اين دور هم جمع شدن ها اعضای خانواده دلخوری های بوجود آمده يا اشتباهات خود را مطرح می کنند ، يعنی در يک شرايط مطلوب به گفت و گو پرداخته و نتيجه می گيرند . اين شرايطی است که در يک خانواده منسجم برقرار می شود ، اما در يک خانواده غيرمنسجم هر کدام از افراد در هر شرايطی که می خواهد حرف خود را می زند و عملا روابط مخدوش است و اغلب گفت و گو ها همراه با توهين و تحقير است و به نتيجه مطلوبی نمی رسد.
پس اگر خواستيد ارتباط رضايت بخشی با اعضای خانواده يا افراد اجتماع خود داشته باشيد سعی کنيد ابتدا مخاطب خود و زمان و مکان را بشناسيد، بر موضوع گفت و گو اشراف کامل داشته و مسلط صحبت کنيد، به چشمان مخاطب خود نگاه کنيد، از لفاظی بپرهيزيد و صادق و ساده و صميمی باشيد. مطمئنا خاطره خوبی از آن گفت و گو در ذهنتان باقی می گذاريد.
آداب حرف زدن در سیره امامان
پیامبر اکرم صلّی اللّه علیه و آله فرمود: هنگامی که موسی بن عمران علیه السلام با خضر علیه السلام ملاقات کرد موسی علیه السلام به وی گفت: مرا موعظه کن. خضر گفت: ای کسی که جویای دانشی! بدان که گوینده کمتر از شنونده خسته می‌شود، پس هیچ گاه اهل مجلس خود را خسته مکن. بحار / ۱ /۲ ۲۶
1 اثر کم سخن گفتن
قال علی علیه السلام: ان احببت سلامة نفسک و ستر معایبک فاقلل کلامک و اکثر صمتک یتوفّر فکرک و یستیز قلبک. غرر الحکم / ۳۷۲۵
اگر سلامت نفس و وجودت و نیز پوشانده ماندن عیوبت را دوست داشتی گفتارت را کم کن و سکوتت را بسیار تا آنکه اندیشه‌ات بسیار و دلت روشن شود و مردم از دست تو در امان باشند.
2 اثر زیاد سخن گفتن
قال علی علیه السلام: من کثر کلامه کثر خطاؤ ه و من کثر خطاؤ ه قلّ حیاؤ ه و من قلّ حیاؤ ه قلّ ورعه و من قلّ ورعه مات قلبه و من مات قلبه دخل النار. بحار / ۷۱ / ۲۸۶
هر که کلامش زیاد شود. اشتباهاتش زیاد می‌شود و هر کس خطایش زیاد شود، شرم و حیایش کم می‌شود و آنکه حیایش کم شود، ورع و پرهیزگاری‌اش کم شود، و هر کسی خداترسی‌اش کم شود، قلبش می‌میرد و آنکه قلبش مُرد، در آتش افکنده شود.
3 بهترین سخن
الف- سخن راست؛ قال علی علیه السلام: خیرالکلام الصدق. غرر/۴ ۹۹بهترین حرف، حرف راست است ب- همراه با عمل؛ خیر المقال ما صدّقه الفعال. سفینة البحار / ۷ / ۳۸۳بهترین گفتار کلامی است که عمل و رفتار ثابتش کند. ج- ملال آور نباشد؛ قال علی علیه السلام: خیر الکلام ما لا یملّ و لا یقلّ. غرر الحکم / ۴۹۶۹بهترین کلام، گفتاری است که خسته کننده نباشد و از گوینده نکاهد. [یعنی جایگاه گوینده‌اش را پایین نیاورد] د- منظم و همه فهم؛ قال علی علیه السلام:احسن الکلام مازانه حسن النظام و فهمه الخاص و العامّ. غرر الحکم / ۳۳۰۴نیکوترین گفتار، کلامی است که منطق و نظم زیبایش کرده باشد و همه فهم باشد. ه- متقن و استوار؛ قال علی علیه السلام: احسن القول السداد. غرر الحکم / ۲۸۶۵نیکوترین کلام، کلام استوار و محکم است.
4- آداب سخن گفتن
1 پاکیزه باشد؛ قال رسول الله صلّی اللّه علیه و آله: ثلاث من ابواب البر: سخأ النفس و طیب الکلام و الصبر علی الاذی. محاسن / ۱ / ۶۶
سه چیز است که از جمله راه‌ها و درهای نیکی است: بخشندگی و سخاوت، خوبی گفتار و صبوری در مقابل آزارها
۲ زیبا باشد؛ قال علی علیه السلام: اجملوا فی الخطاب تسمعواجمیل الجواب.
غررالحکم /۲۵۶۸
در گفتار خود اختصار را پیشه کنید تا جوابهای نیکو بشنوید.
۳ خریدار داشته باشد؛ قال علی علیه السلام: لا تتکلّمن اذا لم تجد للکلام موقعا.غررالحکم / ۱۰۲۷۴
هرگاه برای حرف خود جایی نمی‌بینی حرف نزن
۴ نرم و ملایم باشد؛ قال علی علیه السلام: عوّد لسانک لین الکلام و بذل السلام یکثر محبّوک و یقلّ مبغوضک. غرر الحکم / ۶۲۳۱
زبانت را به گفتار نرم بگردان و سلام را هدیه کن تا دوستدارانت زیاد و دشمنانت کم شوند.
۵ از روی علم و آگاهی باشد؛ قال علی علیه السلام: لا تقل بما لا تعلم فتتّهم باخبارک بما تعلم.غرر الحکم / ۱۰۴۲۶
۶ بی فایده نباشد؛ قال رسول الله صلّی اللّه علیه و آله: من حسن اسلام المرء ترکه الکلام فیما لا یعنیه. بحار / ۲۸ / ۱۳۶
از نشانه‌های خوبی ایمانِ شخص این است که ایمانش او را از کلامی که سودی برایش ندارد باز دارد.
۷ مستهجن نباشد؛ قال علی علیه السلام: ایاک و مستهجن الکلام فانه یوغر القلوب.غرر الحکم / ۲۶۷۵
از کلام مستهجن بپرهیز که قلبها را به دشمنی و کینه می‌اندازد.
۸ پاسخ آن انسان را ناراحت ننماید؛ قال علی علیه السلام: لا تقولنّ ما یسئوک جوابه.غرر الحکم / ۱۰۱۵۵
حرفی که جوابش ناراحتت می‌کند را نگو
هنگام حرف زدن شش كار نكنيد
بیشتر مواقع مستمعین از طریق چشم هایشان به سخنان شما گوش می سپارند. ایما و اشاره های شما بیانگر چیست؟ آیا در هنگام سخنرانی در یك جلسه مهم و معتبر، مطمئن و موثق ظاهر می شوید و یا اینكه فاقد اعتماد به نفس ، عصبی و دستپاچه هستید؟مشكل از طرز ایستادن، حركات صورت و ژست هایی كه به خود می گیرید، آغاز می شود.
آقای" جو الن دیمیتریوس " عضو مشاوران مشهور هیئت منصفه دادگاه می گوید: "زمانی كه از هیئت منصفه دلیل قبول شهادت افراد را جویا می شویم، آنها ا‌ظهارمی دارند كه حركات و ایما اشاره دو برابر چیزهای دیگر تاثیر گذار هستند."اما چگونه می توانید مهارت های غیركلامی خود را افزایش دهید؟ از انجام حركات نامناسب پرهیز كنید و در عوض حركات جایگزینی كه مناسب شرایط موجود هستند را انجام دهید. با این كار شما متوجه تفاوت شـگرفی كه در زندگی شما به وجود میآید، خواهید شد. در اینجا به 6 حركت كُشنده كه انجام آن باعث می شود مستمعین نسبت به گفته های شما بی اهمیت شده و تحت تاثیر قرار نگیرند اشاره می‌كنیم. سعی نمایید از انجام آنها اجتناب كنید، آنگاه با یك چنین كار كوچكی تغییرات چشمگیری در زندگی شما به وجود خواهد آمد.
نگاه به زمین به جای مخاطبان : این كار یعنی اینكه شما دچار كمبود اعتماد به نفس هستید، برای سخنرانی آماده نیستید و به همین دلـیـل عـصبی و دستپاچه شده اید.در طول سخنرانی در حدود 90 درصد از كل زمان را به چشم های حضار نگاه كنید. بسیاری از افراد بیشتر وقت خود را صرف نگاه كردن به زمین، پرده اسلاید و یا میزی كه پیش روی آنها قرار دارد، می كنند. رهبران و مدیران موفق در حین صحبت كردن مستقیما به چشم های شنوندگان خود نگاه می كنند.
خمیدگی: باداشتن چنین حالتی یعنی شما فاقد قدرت هستید و اعتماد به نفس خود را ازدست داده اید.اگر قرار است در طول مدت سخنرانی در جایی ثابت بایستید، بهتر است پاهای خود را به عرض شانه باز كنید و اندكی به سمت جلو گرایش داشته باشید. در این حالت شانه ها نیز باید اندكی به سمت جلو متمایل شوند. در این وضعیت شما اندكی مردانه تر جلوه می كنید. توجه داشته باشید كه سر و ستون فقرات باید راست باشد. سعی كنید از تریبون و یا سكویی كه در جلوی شما قرار دارد به عنوان دستاویزی برای تكیه دادن استفاده نكنید.
تكان خوردن، جنبیدن و پیچ و تاب خوردن : اگر شما مدام تكان بخورید مفهومش این است كه شما عصبی، دستپاچه و نا آرام بوده و از آمادگی لازم برخوردار نیستید.از تكان خوردن، دست بكشید. تكان های بی جا و بی مورد هیچ هدفی را در بر ندارند. این كارها كمبود صلاحیت و شایستگی و عدم توانایی كنترل امور را بیان می كند.
بی حركت ایستادن: این روش هم نشان می‌دهد شما انعطاف پذیر نبوده و فرد كسل كننده، بی انرژی و خسته كننده ای هستید. سعی كنید راه بروید، حركت كنید. بیشتر افرادی كه برای آموزش آداب سخنرانی مراجعه می‌كنند، دارای این تصور غلط هستند كه یك سخنران خوب باید سفت و سخت بر سر جای خود میخكوب شود. روشی كه به آنها توصیه می‌شود این است كه نه تنها راه رفتن قابل قبول است، بلكه خوشایند نیز می‌باشد. بسیاری از تجار بزرگ به میان مردم می روند و دائما در حال حركت هستند؛ البته حركت هدفمند! شاید یك سخنران پویا و پر انرژی برای هدف خاصی از یك سمت اتاق به طرف دیگر آن حركت كند، اما اگر هیچ كسی درآن قسمت از اتاق حضور نداشته باشد بالطبع این حركت او بی مورد است و جزء موارد هدفمند به شمارنمی آید.علت اینكه من به متقاضیان خود پیشنهاد می كنم كه قسمت كوتاهی از سخنرانی هایشان را ضبط كنند نیز این است كه می خواهم بدانم آیا حركات خارج از محدوده انجام می دهند یا خیر؟
قرار دادن دست‌ها در داخل جیب:چنین حالتی به این مفهوم است كه شما علاقه خاصی به مطلب مورد بحث ندارید و غیر متعهد و نا آرام هستید.در این قسمت راه حل ساده ای برای شما داریم؛ دست های خود را از جیبتان در آورید. تجار بزرگ هیچ گاه در حین سخنرانی هردو دست خود را درون جیب هایشان قرار نمی دهند. قرار دادن یكی از دست ها در داخل جیب، در زمانی كه با دست دیگر در حال ژست و فیگور گرفتن هستید، قابل قبول می باشد.
استفاده از ژست های ساختگی: خیلی خوب است كه بتوانید ژست های متفاوتی به خود بگیرید، فقط باید توجه داشته باشید كه این كار را به حد افراطی انجام ندهید. پژوهش ها ثـابت كرده اند ژست هایی كه افراد به خود می گیرند منعكس كننده افكار بسیار پیچیده ای است و همین ژست ها هستند كه صلاحیت و شایستگی شما را به شنوندگان نشان می دهند. اما زمانی‌كه از ایما و اشاره های ساختگی استفاده می كنید، درست مثل انسان های متزور و ریا كار جلوه خواهید كرد.به عنوان مثال آقای بوش همیشه در سخنرانی های خود از ژست هایی استفاده می كرد كه هیچ ارتباطی با گفته های او نداشت. شاید او بیش از اندازه تحت آموزش قرار گرفته بود. درست مثل زمانی كه صدا یك چیز باشد و تصویر چیز دیگر."
معمولا بيشتر وقت موسسات وسازمان ها صرف اجراي جلسات ونشست هايي ميشود که اثربخشي ونتيجه حاصل از آن ها جاي سوال دارد . بيشترمواقع درموسسات وادارات به هزينه اتلاف وقت که بزرگ ترين سرمايه هاي زندگي شخصي وشغلي مي باشد ، کم توجهي ميشودوجلسات برگزار شده بي نتيجه يا با کمترين نتيجه ممکن پايان مي پذيرد .
به نظر مي رسد در راستاي اثر بخشي جلسات و جلوگيري ازاتلاف وقت توجه به نکات زير موثرواقع گردد :
1- هدف از اجراي جلسات به دقت بررسي واز ضرورت برگزاري جلسه اطمينان حاصل شود .
2- بررسي فوايد برگزاري جلسات (دقت درخصوص رعايت اصل هزينه – فايده ) . پاسخ به اين سوال که ، برگزاري جلسه چه ميزان اثربخشي خواهد داشت ؟ وآيا نتيجه حاصل از آن هزينه هاي ايجادشده راپوشش مي دهد ؟ در بحث هزينه ها منظور فقط هزينه هاي اجراي جلسه نبوده ، بلکه هزينه زمان ازدست رفته ازجمله مهم ترين عوامل ايجاد هزينه ها مد نظر مي باشد .
مسائل قابل توجه جهت تشکيل جلسات :
1- تاريخ برگزاري جلسه با فاصله زماني مناسب (مثلا يک هفته قبل ) به اطلاع مدعوين برسد . بهتر است به فاصله دو يا يک روز مانده به تاريخ برگزاري جلسه ، با ارسال پيام کوتاه (sms)يا ارسال پيام به آدرس الکترونيکي(e-mail) زمان برگزاري جلسه يادآوري گردد . بدين ترتيب استفاده از فناوري نوين اطلاعات هم براي حاضرين در جلسه گوشزد مي گردد .
2- در دعوت نامه، دستور جلسه به دقت به حاضرين اطلاع رساني شودتا با آمادگي کامل در جلسه شرکت نمايند.
3- ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل مشخص و به دقت رعايت گردد.
4- زمان سخنراني هريک از حاضرين در ابتداي جلسه در صورت امکان طي بودجه بندي زماني به شرکت کنندگان ابلاغ گردد.
5- دبير يا مسئول جلسه در جهت رعايت زمان اختصاص يافته به هريک از شرکت کنندگان کنترل لازم را اعمال نمايد.
6- در خصوص اظهار نظر در ارتباط با سخنان هريک از شرکت کنندگان بايد توجه نمود که هر کس با يادداشت برداري در زمان اختصاص يافته به خود مي تواند نسبت به اظهار نظر خود اقدام نمايد و نبايد در بين بيانات طرف مقابل وسط حرفهاي او وارد شده و سخنراني وي را قطع نمود.
7- قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحرير ، کاغذ يادداشت و... مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روي ميز محل استقرار آنان ، نشانه ي نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسيله گردانندگان جلسه را براي شرکت کنندگان تسهيل مي نمايد.
8- در جلسات از انجام کارهاي خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.
9- دستور جلسه بايد تا حد امکان ساده و کوتاه تهيه گردد.
10- در ساعات اوليه جلسات ، معمولا شرکت کنندگان هوشيار تر مي باشند ، بنابر اين بهتر است سعي گردد بحث در مورد موضوعات مهم در ابتداي جلسه مطرح شود .
11- محل تشکيل جلسه طوري انتخاب گردد که به دور از هر گونه مزاحمت هاي احتمالي باشد.
12- در اغاز جلسه با بستن تلفن همراه خود شرکت کنندگان را متوجه عدم استفاده از تلفن همراه بنماييد و يا کاملا مودبانه در ابتداي جلسه از آنان در خواست نماييد که تلفن همراه خود را خاموش نمايند.
13- مشارکت دادن شرکت کنندگان در اجراي جلسه باعث دوري رخوت و بي حالي و خواب آلودگي در نزد آنها مي گردد.
14- حتي الامکان جلسات کوتاه و گويا برگزار گردد و از اطناب کلام خودداري شود.
15- از صحت عملکرد سيستم صوتي و تصويري ، سيستم رايانه اي و ويدئوپروجکشن و... قبل از شروع جلسه اطمينان حاصل گردد.
16- در خصوص زمان و نوع پذيرايي دقت لازم به کار گرفته شود .بهتر است اين کار در وسط جلسه به عنوان وسيله اي جهت رفع خستگي باشد.در هر صورت برنامه ريزي در خصوص پذيرايي قبل از اغاز جلسه انجام گيرد و در طول جلسه در اين خصوص تعيين تکليف نگردد.
17- رعايت ساعت شروع جلسه و حضور به موقع در آن از طرف برگزار کنندگان و شرکت کنندگان الزامي باشد وقبل از ساعت مقرر هر دو گروه در محل جلسه حضور يابند.در صورت عدم رعايت وقت شناسي با برخورد جدي مناسب در راستاي فرهنگ سازي در اين خصوص گام برداريد.
18- جلسه را دقيقا برابر برنامه ارائه شده مديريت نماييد.
19- از شرکت کنندگان در جلسه بخواهيد در خصوص مطالب ارائه شده يادداشت برداري نمايند تا ضمن بهره برداري از مطالب، همه آنها را به عنوان سابقه جهت استفاده هاي بعدي در اختيار داشته باشند. چه بسا حافظه ي افراد داراي ظرفيت هاي متفاوتي بوده و طبيعي است که نتواند همه مطالب را ضبط و ثبت نمايد. اين مسئله جو بي اعتنايي احتمالي موجود در جلسه را هم کاهش خواهد داد.در اين خصوص استادي مي گفت :" اگر دانشجويي بدون دفترچه يادداشت جهت طرح موضوعي به من مراجعه کند از ارائه اطلاعات به وي خودداري مي نمايم."
20- دبير جلسه يا يکي از شرکت کنندگان موظف گردد تا ضمن يادداشت مطالب ارائه شده ، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه نسبت به تنظيم صورت جلسه اقدام نمايد.
21- هنگام تنظيم صورت جلسه از جملات کوتاه ، دقيق و مرتبط استفاده شود.
چگونه یک صورت جلسه فنی بنویسیم ؟
گام اول: استفاده از يك الگوي مناسب
اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد.
شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.
گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه
زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد.
بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.
گام سوم: جمله آغاز كننده
معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد:
اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار گرديد.
يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه مي باشد كه نام آنها معمولا در ذيل صورت جلسه ثبت مي گردد.
جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده نماييد. ليكن به آنها محدود نشويد.
• هدف اين جلسه عبارت است از ...
• پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل گرديد:
• در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ... توضيحات لازم را ارايه نمودند.
گام چهارم: ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه
به خاطر داشتن نكات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يك صورت جلسه خواهد گرديد. ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافيست نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات ويا جزييات اين نكات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
• خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
• عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
• شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه.
ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5W-H به شرح ذيل باشد.
• شرح موضوع مصوبات (what) ،
• نام محل اجراي مصوبه (where) ،
• نام فرد مسئول (who) ،
• زمان دقيق اجراي مصوبات (when) ،
• دلايل اجراي مصوبه (why) ،
• چگونگي انجام مصوبه (how) .
يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد گردد.توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذيل توجه نماييد.
خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام
1- معرفي اين دست نوشته به كليه علاقه مندان كليه خوانندگان بدون فوت وقت
گام پنجم: ثبت اطلاعات تكميلي
ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميل بودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمينان از تكميل تمامي قسمت هاي يك صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثير نموده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال نماييد.
يادآوري: توصيه مي گردد صورت جلسه را به صورت الكترونيكي تدوين نموده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل نماييد.
چگونگي خوب حرف زدن
تدوين: پايگاه مديريار
اهميت كلام: قرآن كريم از سنخ كلام است خود را به عنوان بيان معرفى كرده است: «هذا بيان للناس» (آل عمران، ۳ / ۱۳۸) گر چه بيان، مفهومى است گسترده و بر هر چيزى كه مبين مقصود و مراد انسان باشد اطلاق مى شود، خواه سخن يا خط يا اشاره، لكن شاخص همه آنها سخن است و لذا قرآن به آداب سخن، بيش از خط يا اشاره پرداخته است.
به حسب عادت، سخن گفتن مسأله سادهاى به نظر مى رسد لكن با اندك تأمل خواهيم دانست كه اين امر از پيچيدهترين و ظريفترين اعمال انسانى است.
اين ظرافت عظمت، از يك سو به نحوه همكارى اعضاى دستگاه صوتى براى ايجاد اصوات مختلف و نيز به وضع لغات و چينش آنها به دنبال يكديگر مربوط است و از سوى ديگر به تنظيم استدلالات و بيان احساسات از طريق عقل مربوط مى شود. عظمت زبان، اين عضو كوچك و فعال، و سخن كه فعل آن است، از نكات زير دريافت مى شود:
1. آن گونه كه از آيات 1 تا 4 سوره الرحمن استفاده مى شود، يكى از مهمترين نعمتهاى الهى بعد از نعمت آفرينش، نعمت بيان است. در اين آيات آمده است: «الرحمن.علم القرآن. خلق الانسان. علمه البيان» خداى رحمان، قرآن را ياد داد، انسان را آفريد، به او بيان آموخت. گويا مفهوم اين سخن آن است كه انسان است و بيانش.
2. در قيامت از مسؤوليت زبان سؤال مى شود.در سوره بلد آيات 8 و 9 مى خوانيم: «الم نجعل له عينين. و لسانا و شفتين» آيا دو چشمش نداديم، و زبانى و دو لب. شايد تعقيب آيه فوق به آيه ۱۰ اين سوره: «و هديناه النجدين» و هر دو راه[ خير و شر] را بدو نموديم)، اين مطلب را مى فهماند كه زبان يكى از ابزار هدايت است.
3. سخن بهترين ابزار انتقال افكار و حتى تأثير گذارى است كه در كلام پيامبر به عنوان سحر به آن اشاره شده. فرمود: ان من البيان سحرا.(1)
4. از ميان معجزات انبيا، با عظمتترين معجزه، معجزه خالده نبوى يعنى قرآن، از سنخ كلام است. تأثير اين معجزه تا بدانجا بوده كه كفار با شنيدن اين كلام، از آن به<سحر» تعبير مى كردند: «فقال ان هذا الاسحر يؤثر»(مدثر، ۷۴ / ۲۴) گفت: اين قركن جز سحر نيست. و گاه تا بدانجا پيش مى رفتند كه مى گفتند:«و قال الذين كفروا لا تسمعوا لهذا القرآن و الغوا فيه لعلكم تغلبون»(فصلت، ۴۱ / ۲۶) كسانى كه كافر شدند گفتند: به اين قرآن گوش مدهيد و سخن لغو در آن اندازيد شايد شما پيروز شويد.
تعبير به سحر و نهى از استماع قرآن، هر كدام به نوعى حكايت از نفوذ تأثير كلام الهى بر مردم دارد.
5. از جمله نخستين خواستههاى موسى پس از مبعوث شدن به رسالت، براى موفقيت در انجام مسوليت خويش، زبان رساست.فرمود: «و احلل عقدة من لسانى.يفقهوا قولى.»(طه ۲۰ / ۲۷، ۲۸) و از زبانم گره بگشاى، تا سخنم را بفهمند.
6. وجود آفات براى سخن در فرمايش امير المؤمنين، نشان ديگرى از اهميت و شأن كلام است. فرمود: للكلام آفات (2) همانا براى سخن آفاتى است.
فيض كاشانى در محجة البيضأ آفات زبان را تا 20 مورد بر شمرده است. در بيانى ديگر امام على عليهالسلام، سخن را يكى از ابزار وضع و رفع نعمت دانسته است: رب كلمة سلبت نعمة و جلبت نقمة (3) چه بسا سخنى كه نعمتى را سلب كند و بلاهايى را جذب كند.
و در تعبير ديگر، تأثير كلام را به شمشير تشبيه كرده است. آنگاه كه فرمود: رب كلام كالحسام (4) چه بسا كلامى كه [در برندگى] همچون شمشير است.
…ادامه داردتنظیم برای تبیان: حسین عسگری – گروه دین و اندیشه
1- محمدى رى شهرى، ميزان الحكمْ، حديث شماره 1847
2- همان، ح 17959.
3- نهج البلاغه، حكمت 381، فيض الاسلام
4- ميزان الحكمْ، ح 17830
حرف مرا می فهمی؟
خوب حرف زدن يکی از راه های احترام به فرد مقابل است . ما بايد يک گفت و گوی خوب و متعادل را آغاز کنيم ، حرف بزنيم و بشنويم، يعنی علاقه به شنيدن صحبت ها و نقطه نظرات طرف مقابل هم داشته باشيم.
بايد طوری عمل کنيم که طرف مقابل با اطمينان صحبت های ما را بشنود و مطمئن شود که با درک و همدلی با او به گفت وگو نشسته ايم .
ما حتی اگر حرف هم نزنيم به واسطه حرکات و فيزيک و ظاهر خود می توانيم درونيات خود را به فرد مقابل منتقل کنيم .پس بهتر است در صحبت کردن ظاهر خود را نطز همانند نيت درونی خود مثبت و محبت آميز جلوه دهيم . يک گوينده خوب و توانا بايد قادر به تغيير ايده ها و عقايد با لحنی مناسب باشد .او ضمن اينکه بايد اعتقاد عميق به گفته های خود داشته باشد می بايست پذيرای شنيدن آرا و عقايد ديگران نيز باشد.
بايد خوب حرف بزنيم و خوب گوش کنيم . در صحبت کردن است که با تفکرات و عقايد ديگران آشنا می شويم. گاهی اوقات نزديکان ما دوست دارند از آنها بپرسيم که فکر آنها را چه چيزی به خود مشغول کرده است . بايد توانايی سوال کردن داشته باشيم و نترسيم از اينکه ممکن است پاسخ ها آنچه انتظارش را داريم نباشند. ما بايد نقد پذيری را در خود تقويت کنيم، تاييد و رد شويم تا بتوانيم ارتباط برقرار کنيم .سوال و جواب های صحيح ، روابط آسيب ديده را احياء کرده و باعث نزديکی انسان ها می شود.
دکتر شهين اوليايی زند (جامعه شناس ) معتقد است برای خوب حرف زدن سه فاکتور اساسی وجود دارد: گوينده ابتدا بايد درک درستی از جامعه خود داشته باشد و بداند مخاطبان او چه کسانی هستند.اگر بهترين حرف ها رابزنيم ، ولی مخاطب را نشناسيم ، کار بيهوده ای کرده ايم . خطيبی که می خواهد بحثی را ارائه کند بايد شناخت درستی از جامعه اش داشته باشد . متاسفانه روشنفکرها و دست اندرکاران نمی دانند با مردم عادی چطور صحبت کنند، يعنی مخاطب شناسی نمی کنند.
فاکتور دوم اين است که بر آنچه می خواهيم بگوييم مسلط باشيم.بعضی تصور می کنند صرف داشتن مدرک تحصيلی يا تخصصی نشان دهنده تيزهوشی و ژرف نگری است ،اما همه اين را می دانيم که هميشه از بين هزاران دکتر هم يکی چيره تر است ، پس بر آنچه می گوييم مسلط باشيم .اوليايی زند زمان شناسی و مکان شناسی را سومين فاکتور مهم می داند : بايد بدانيم چه زمانی برای مخاطب حرف بزنيم ممکن است حرف های خوبی برای گفتن داشته باشيم ، ولی آن را در يم زمان نامناسب هدر بدهيم. دکتر سيد مهدی ميرشفا، متخصص روانشناسی بالينی و آسيب شناسی خانواده ،معتقد است در يک گفت و گو سه عنصر اساسی وجود دارد: اول فرستنده (گوينده )، دوم شنونده (گيرنده ) و سوم موضوع .
اول ،خوب گوش کردن است ، اين کار پايه صحبت کردن و يک هنر است . در کلاس هايی که برای روانشناسان برگزار می شود به آنها می آموزند که چطور خوب گوش کنند تا بتوانند مراجعان و بيماران خود را درمان کرده و به نکات کليدی دست يابند.
دکتر مير شفا در ادامه می گويد : نوع فيزيک بدن ، توجه کامل به طرف مقابل و نوع نگاه نيز حائز اهميت بالايی هستند.ما بايد بتوانيم آنچه را که در دل داريم خوب بيان کنيم .يعنی بدرستی بيان احساس کرده و دريافتی های خود را با شيوه های ظريف و هنرمندانه منتقل کنيم .در صحبت کردن بايد سن ،جنس ،نژاد ،قوميت و مذهب فرد مقابل را هم در نظر بگيريم و بعد از آن با او وارد مذاکره شويم.در هنگام صحبت هم بايد به لحن توجه کرده و کش و قوس های لازم را رعايت کنيم.
ميرشفا معتقد است در مجموع بايد صادق ، ساده و صميمی باشيم .از پيچيدگی و لفاظی خودداری کنيم .حين صحبت به چشم طرف مقابل نگاه کنيم و به حالت های او توجه کنيم ، ببينيم در ميان صحبت های ما آرام است ، عصبانی یا هيجان زده می شود يا حوصله اش سر می رود .گاهی در اين صحبت ها لازم است سکوت کنيم. سکوت به تنهايی بسيار موثر بوده و انتقال دهنده بسياری از درونيات است.
دکتر ميرشفا در ميان صحبت هايش به عنوان نمونه به يکی از مراجعان خود اشاره می کند: مردی استاد دانشگاه بود ، ولی با پسر 21 ساله خود مشکل داشت و نمی توانست ارتباط کلامی خوبی با او برقرار کند .من مت.جه شدم اشکال او نداشتن تماس چشمی است .او هنگام صحبت کردن به در و ديوار نگاه می کرد، در نتيجه ارتباط کلامی خوبی برقرار نمی کرد به او گفتم از اين پس روزی 10 تا 15 دقيقه در آينه نگاه کرده و هنگام صحبت هم در چشمان طرف مقابل نگاه کن. او با رعايت اين نکته حال توانسته ارتباط خوبی با پسرش برقرار کند. حتی نوع نشستن هم به مخاطب ما می فهماند که ما چقدر برای او ارزش و احترام قائل هستيم. در صحبت کردن موضوع ارتباط را بايد بدانيم ، اينکه در چه زمينه ای می خواهيم صحبت کنيم .آيا قرار است صحبت ما دو طرفه و به صورت پرسش و پاسخ باشد که در اين صورت حالت مذاکره پيدا می کند، مذاکره می کنيم و با پيروی از يک موضوع واحد به نتيجه می رسيم . اگر در صحبت کردن از اين شاخه به آن شاخه بپريم ،کلام قطع شده و رشته اصلی ارتباط از دست ما خارج می شود .در روابط داخل خانواده هم همين قوانين حکمفرماست . اين آسيب شناس خانواده عقيده دارد روابط حاکم بر خانواده از درجه اهميت بالاتری نسبت به روابط اجتماعی برخوردارست . مادر خانواده در اين زمينه نقش محوری دارد. او بايد اعضای خانه را دور هم جمع کرده و موضوع صحبت را مشخص کند که اين را در اصطلاح مراسم گفت و گوی خانواده می گويند . در اين دور هم جمع شدن ها اعضای خانواده دلخوری های بوجود آمده يا اشتباهات خود را مطرح می کنند ، يعنی در يک شرايط مطلوب به گفت و گو پرداخته و نتيجه می گيرند . اين شرايطی است که در يک خانواده منسجم برقرار می شود ، اما در يک خانواده غيرمنسجم هر کدام از افراد در هر شرايطی که می خواهد حرف خود را می زند و عملا روابط مخدوش است و اغلب گفت و گو ها همراه با توهين و تحقير است و به نتيجه مطلوبی نمی رسد.
پس اگر خواستيد ارتباط رضايت بخشی با اعضای خانواده يا افراد اجتماع خود داشته باشيد سعی کنيد ابتدا مخاطب خود و زمان و مکان را بشناسيد، بر موضوع گفت و گو اشراف کامل داشته و مسلط صحبت کنيد، به چشمان مخاطب خود نگاه کنيد، از لفاظی بپرهيزيد و صادق و ساده و صميمی باشيد. مطمئنا خاطره خوبی از آن گفت و گو در ذهنتان باقی می گذاريد.
آداب حرف زدن در سیره امامان
پیامبر اکرم صلّی اللّه علیه و آله فرمود: هنگامی که موسی بن عمران علیه السلام با خضر علیه السلام ملاقات کرد موسی علیه السلام به وی گفت: مرا موعظه کن. خضر گفت: ای کسی که جویای دانشی! بدان که گوینده کمتر از شنونده خسته می‌شود، پس هیچ گاه اهل مجلس خود را خسته مکن. بحار / ۱ /۲ ۲۶
1 اثر کم سخن گفتن
قال علی علیه السلام: ان احببت سلامة نفسک و ستر معایبک فاقلل کلامک و اکثر صمتک یتوفّر فکرک و یستیز قلبک. غرر الحکم / ۳۷۲۵
اگر سلامت نفس و وجودت و نیز پوشانده ماندن عیوبت را دوست داشتی گفتارت را کم کن و سکوتت را بسیار تا آنکه اندیشه‌ات بسیار و دلت روشن شود و مردم از دست تو در امان باشند.
2 اثر زیاد سخن گفتن
قال علی علیه السلام: من کثر کلامه کثر خطاؤ ه و من کثر خطاؤ ه قلّ حیاؤ ه و من قلّ حیاؤ ه قلّ ورعه و من قلّ ورعه مات قلبه و من مات قلبه دخل النار. بحار / ۷۱ / ۲۸۶
هر که کلامش زیاد شود. اشتباهاتش زیاد می‌شود و هر کس خطایش زیاد شود، شرم و حیایش کم می‌شود و آنکه حیایش کم شود، ورع و پرهیزگاری‌اش کم شود، و هر کسی خداترسی‌اش کم شود، قلبش می‌میرد و آنکه قلبش مُرد، در آتش افکنده شود.
3 بهترین سخن
الف- سخن راست؛ قال علی علیه السلام: خیرالکلام الصدق. غرر/۴ ۹۹بهترین حرف، حرف راست است ب- همراه با عمل؛ خیر المقال ما صدّقه الفعال. سفینة البحار / ۷ / ۳۸۳بهترین گفتار کلامی است که عمل و رفتار ثابتش کند. ج- ملال آور نباشد؛ قال علی علیه السلام: خیر الکلام ما لا یملّ و لا یقلّ. غرر الحکم / ۴۹۶۹بهترین کلام، گفتاری است که خسته کننده نباشد و از گوینده نکاهد. [یعنی جایگاه گوینده‌اش را پایین نیاورد] د- منظم و همه فهم؛ قال علی علیه السلام:احسن الکلام مازانه حسن النظام و فهمه الخاص و العامّ. غرر الحکم / ۳۳۰۴نیکوترین گفتار، کلامی است که منطق و نظم زیبایش کرده باشد و همه فهم باشد. ه- متقن و استوار؛ قال علی علیه السلام: احسن القول السداد. غرر الحکم / ۲۸۶۵نیکوترین کلام، کلام استوار و محکم است.
4- آداب سخن گفتن
1 پاکیزه باشد؛ قال رسول الله صلّی اللّه علیه و آله: ثلاث من ابواب البر: سخأ النفس و طیب الکلام و الصبر علی الاذی. محاسن / ۱ / ۶۶
سه چیز است که از جمله راه‌ها و درهای نیکی است: بخشندگی و سخاوت، خوبی گفتار و صبوری در مقابل آزارها
۲ زیبا باشد؛ قال علی علیه السلام: اجملوا فی الخطاب تسمعواجمیل الجواب.
غررالحکم /۲۵۶۸
در گفتار خود اختصار را پیشه کنید تا جوابهای نیکو بشنوید.
۳ خریدار داشته باشد؛ قال علی علیه السلام: لا تتکلّمن اذا لم تجد للکلام موقعا.غررالحکم / ۱۰۲۷۴
هرگاه برای حرف خود جایی نمی‌بینی حرف نزن
۴ نرم و ملایم باشد؛ قال علی علیه السلام: عوّد لسانک لین الکلام و بذل السلام یکثر محبّوک و یقلّ مبغوضک. غرر الحکم / ۶۲۳۱
زبانت را به گفتار نرم بگردان و سلام را هدیه کن تا دوستدارانت زیاد و دشمنانت کم شوند.
۵ از روی علم و آگاهی باشد؛ قال علی علیه السلام: لا تقل بما لا تعلم فتتّهم باخبارک بما تعلم.غرر الحکم / ۱۰۴۲۶
۶ بی فایده نباشد؛ قال رسول الله صلّی اللّه علیه و آله: من حسن اسلام المرء ترکه الکلام فیما لا یعنیه. بحار / ۲۸ / ۱۳۶
از نشانه‌های خوبی ایمانِ شخص این است که ایمانش او را از کلامی که سودی برایش ندارد باز دارد.
۷ مستهجن نباشد؛ قال علی علیه السلام: ایاک و مستهجن الکلام فانه یوغر القلوب.غرر الحکم / ۲۶۷۵
از کلام مستهجن بپرهیز که قلبها را به دشمنی و کینه می‌اندازد.
۸ پاسخ آن انسان را ناراحت ننماید؛ قال علی علیه السلام: لا تقولنّ ما یسئوک جوابه.غرر الحکم / ۱۰۱۵۵
حرفی که جوابش ناراحتت می‌کند را نگو
هنگام حرف زدن شش كار نكنيد
بیشتر مواقع مستمعین از طریق چشم هایشان به سخنان شما گوش می سپارند. ایما و اشاره های شما بیانگر چیست؟ آیا در هنگام سخنرانی در یك جلسه مهم و معتبر، مطمئن و موثق ظاهر می شوید و یا اینكه فاقد اعتماد به نفس ، عصبی و دستپاچه هستید؟مشكل از طرز ایستادن، حركات صورت و ژست هایی كه به خود می گیرید، آغاز می شود.
آقای" جو الن دیمیتریوس " عضو مشاوران مشهور هیئت منصفه دادگاه می گوید: "زمانی كه از هیئت منصفه دلیل قبول شهادت افراد را جویا می شویم، آنها ا‌ظهارمی دارند كه حركات و ایما اشاره دو برابر چیزهای دیگر تاثیر گذار هستند."اما چگونه می توانید مهارت های غیركلامی خود را افزایش دهید؟ از انجام حركات نامناسب پرهیز كنید و در عوض حركات جایگزینی كه مناسب شرایط موجود هستند را انجام دهید. با این كار شما متوجه تفاوت شـگرفی كه در زندگی شما به وجود میآید، خواهید شد. در اینجا به 6 حركت كُشنده كه انجام آن باعث می شود مستمعین نسبت به گفته های شما بی اهمیت شده و تحت تاثیر قرار نگیرند اشاره می‌كنیم. سعی نمایید از انجام آنها اجتناب كنید، آنگاه با یك چنین كار كوچكی تغییرات چشمگیری در زندگی شما به وجود خواهد آمد.
نگاه به زمین به جای مخاطبان : این كار یعنی اینكه شما دچار كمبود اعتماد به نفس هستید، برای سخنرانی آماده نیستید و به همین دلـیـل عـصبی و دستپاچه شده اید.در طول سخنرانی در حدود 90 درصد از كل زمان را به چشم های حضار نگاه كنید. بسیاری از افراد بیشتر وقت خود را صرف نگاه كردن به زمین، پرده اسلاید و یا میزی كه پیش روی آنها قرار دارد، می كنند. رهبران و مدیران موفق در حین صحبت كردن مستقیما به چشم های شنوندگان خود نگاه می كنند.
خمیدگی: باداشتن چنین حالتی یعنی شما فاقد قدرت هستید و اعتماد به نفس خود را ازدست داده اید.اگر قرار است در طول مدت سخنرانی در جایی ثابت بایستید، بهتر است پاهای خود را به عرض شانه باز كنید و اندكی به سمت جلو گرایش داشته باشید. در این حالت شانه ها نیز باید اندكی به سمت جلو متمایل شوند. در این وضعیت شما اندكی مردانه تر جلوه می كنید. توجه داشته باشید كه سر و ستون فقرات باید راست باشد. سعی كنید از تریبون و یا سكویی كه در جلوی شما قرار دارد به عنوان دستاویزی برای تكیه دادن استفاده نكنید.
تكان خوردن، جنبیدن و پیچ و تاب خوردن : اگر شما مدام تكان بخورید مفهومش این است كه شما عصبی، دستپاچه و نا آرام بوده و از آمادگی لازم برخوردار نیستید.از تكان خوردن، دست بكشید. تكان های بی جا و بی مورد هیچ هدفی را در بر ندارند. این كارها كمبود صلاحیت و شایستگی و عدم توانایی كنترل امور را بیان می كند.
بی حركت ایستادن: این روش هم نشان می‌دهد شما انعطاف پذیر نبوده و فرد كسل كننده، بی انرژی و خسته كننده ای هستید. سعی كنید راه بروید، حركت كنید. بیشتر افرادی كه برای آموزش آداب سخنرانی مراجعه می‌كنند، دارای این تصور غلط هستند كه یك سخنران خوب باید سفت و سخت بر سر جای خود میخكوب شود. روشی كه به آنها توصیه می‌شود این است كه نه تنها راه رفتن قابل قبول است، بلكه خوشایند نیز می‌باشد. بسیاری از تجار بزرگ به میان مردم می روند و دائما در حال حركت هستند؛ البته حركت هدفمند! شاید یك سخنران پویا و پر انرژی برای هدف خاصی از یك سمت اتاق به طرف دیگر آن حركت كند، اما اگر هیچ كسی درآن قسمت از اتاق حضور نداشته باشد بالطبع این حركت او بی مورد است و جزء موارد هدفمند به شمارنمی آید.علت اینكه من به متقاضیان خود پیشنهاد می كنم كه قسمت كوتاهی از سخنرانی هایشان را ضبط كنند نیز این است كه می خواهم بدانم آیا حركات خارج از محدوده انجام می دهند یا خیر؟
قرار دادن دست‌ها در داخل جیب:چنین حالتی به این مفهوم است كه شما علاقه خاصی به مطلب مورد بحث ندارید و غیر متعهد و نا آرام هستید.در این قسمت راه حل ساده ای برای شما داریم؛ دست های خود را از جیبتان در آورید. تجار بزرگ هیچ گاه در حین سخنرانی هردو دست خود را درون جیب هایشان قرار نمی دهند. قرار دادن یكی از دست ها در داخل جیب، در زمانی كه با دست دیگر در حال ژست و فیگور گرفتن هستید، قابل قبول می باشد.
استفاده از ژست های ساختگی: خیلی خوب است كه بتوانید ژست های متفاوتی به خود بگیرید، فقط باید توجه داشته باشید كه این كار را به حد افراطی انجام ندهید. پژوهش ها ثـابت كرده اند ژست هایی كه افراد به خود می گیرند منعكس كننده افكار بسیار پیچیده ای است و همین ژست ها هستند كه صلاحیت و شایستگی شما را به شنوندگان نشان می دهند. اما زمانی‌كه از ایما و اشاره های ساختگی استفاده می كنید، درست مثل انسان های متزور و ریا كار جلوه خواهید كرد.به عنوان مثال آقای بوش همیشه در سخنرانی های خود از ژست هایی استفاده می كرد كه هیچ ارتباطی با گفته های او نداشت. شاید او بیش از اندازه تحت آموزش قرار گرفته بود. درست مثل زمانی كه صدا یك چیز باشد و تصویر چیز دیگر."
- مشخصات
- دانلود
نظرات خود را اینجا بنویسید
